De vijf meest voorkomende knelpunten in financeprocessen
Processen binnen finance staan onder druk. Deadlines worden strakker, datastromen groter en verwachtingen hoger. Toch lopen veel teams nog tegen dezelfde obstakels aan: handmatig werk, afhankelijkheid van Excel en gebrekkige afstemming met andere afdelingen. Met deze checklist breng je snel in kaart waar de grootste winst ligt, en hoe je die kunt behalen. 1. Handmatig werk in Excel Probleem: Veel processen draaien nog op Excel-sheets die door één persoon worden beheerd. Dat maakt ze foutgevoelig, tijdrovend en niet schaalbaar. Aanpak: Breng in kaart welke bestanden dagelijks of wekelijks gebruikt worden. Automatiseer simpele handelingen (zoals kopiëren, filteren, mailen) met Power Query of RPA. Leg afspraken vast over versiebeheer en eigenaarschap. Gebruik de mogelijkheden van je ERP-systeem optimaal, in plaats van eromheen te werken. 2. Gebrek aan standaardisatie Probleem: Iedereen werkt op zijn eigen manier. Rapportages, processen en controles zijn afhankelijk van de persoon – niet van het systeem. Aanpak: Stel een ‘as is’-procesflow op: hoe lopen processen nu echt? Wat is de ‘happy flow’? Breng stakeholders samen om afspraken te maken over één werkwijze Borg die werkwijze in templates, formats en duidelijke instructies en evalueer regelmatig de impact op uw processen. 3. Inefficiënte maand- of kwartaalafsluiting Probleem: De afsluiting duurt lang, is stressvol en laat weinig ruimte voor controle of analyse. Aanpak: Splits het proces op in fases en analyseer per stap waar de bottlenecks zitten. Automatiseer terugkerende posten en controles. Voer pre-close taken eerder in de maand uit. Reserveer tijd voor controle en analyse, niet alleen voor productie. 4. Slechte afstemming tussen finance en andere afdelingen Probleem: Finance wacht op input, krijgt onvolledige data en is afhankelijk van Excel-imports. Aanpak: Richt vaste ‘touchpoints’ in met heldere deadlines en verantwoordelijkheden. Bouw checks in aan het begin van het proces, bijvoorbeeld bij het aanmaken van inkooporders of verplichtingen. Wijs per afdeling een duidelijk aanspreekpunt aan. 5. Onvoldoende inzicht in waar het écht spaak loopt Probleem: Iedereen voelt dat het beter kan, maar niemand weet precies waar het misgaat of waar de grootste winst ligt. Aanpak: Visualiseer het proces met process mining of eenvoudige flowcharts. Vraag je team waar zij structureel tijd of energie aan verliezen en geef ruimte voor verbetervoorstellen. Gebruik KPI’s zoals doorlooptijd, foutmarges of herstelkosten om verbeteringen meetbaar te maken. En hoe zit het met LEAN, Agile of Scrum? Methodieken als LEAN, Agile en Scrum bieden waardevolle handvatten om processen slimmer te organiseren. Toch zit de échte winst in de praktische toepassing: het vertalen van inzichten naar haalbare verbeteringen in de dagelijkse praktijk. Onze professionals combineren hun finance-expertise met deze methodieken om processen structureel te verbeteren, van optimalisatie tot digitalisering met tools als Power Query en process mining. Klaar om te starten? Deze checklist helpt je om inzicht te krijgen in je processen. Maar de echte waarde zit in de uitvoering: het omzetten van inzichten naar concrete verbeteracties. De interim professionals van Fagro kijken met je mee, brengen structuur aan en zorgen dat verbeteringen écht landen in de organisatie. Klaar om uw processen slimmer aan te pakken? Onze professionals staan klaar om uw organisatie te ondersteunen en strategische finance oplossingen te bieden. Neem vrijblijvend contact op
Kleine stappen, groot effect: hoe procesoptimalisatie jouw finance-team vooruithelpt
Elke maand opnieuw voelt het als een race tegen de klok: fouten zoeken in Excel, afstemmen met andere afdelingen en op het laatste moment nog correcties doorvoeren. Veel finance-teams zijn druk, maar missen overzicht en controle. Herkenbaar? Dan is het tijd om kritisch te kijken naar je processen. Want juist daar zit de sleutel tot meer rust, grip en ruimte voor analyse. Van ad hoc naar continu verbeteren Ad hoc problemen oplossen, dubbel werk doen, achteraf corrigeren; het zijn signalen dat processen slimmer kunnen. Finance-afdelingen besteden veel tijd aan uitvoering, terwijl structureel verbeteren vaak blijft liggen. En dat is zonde, zeker nu de vraag naar snelle en betrouwbare stuurinformatie toeneemt. Procesoptimalisatie, bijvoorbeeld van het afsluitingsproces, helpt om grip terug te krijgen. Denk aan kortere doorlooptijden, minder handmatig werk en betere datakwaliteit. Daarbij kunnen technieken als Lean, Agile of Scrum ondersteunen. De effectiviteit hangt sterk af van hoe goed de gekozen methode aansluit bij de specifieke situatie van de organisatie. Digitalisering als versneller Slimme automatisering maakt een wereld van verschil. Toch werken veel teams nog met handmatige Excel-overzichten, dubbele invoer of informele afspraken tussen afdelingen. Dat is foutgevoelig en kost tijd. Denk aan het afstemmen van facturen tussen finance en sales, het opnieuw inboeken van terugkerende journaalposten of het knippen-en-plakken van budgetten in rapportages. Door zulke processen te digitaliseren, met bijvoorbeeld standaardformulieren of integraties tussen systemen, win je tijd en voorkom je fouten. Zo pak je het aan in drie stappen: Identificeer de grootste frustratieVraag je team waar tijd weglekt of waar fouten regelmatig terugkomen. Dat zijn vaak processen met veel handmatige acties of onduidelijke overdrachten. Visualiseer het procesMaak het proces inzichtelijk met een simpele flowchart of een process mining-tool. Zo zie je direct waar het spaak loopt. Kies één quick win en verbeter die directAutomatiseer een handmatige stap, verkort een goedkeurlijn of stel een standaardformat op. Klein beginnen maakt het verschil voelbaar en motiveert het team. De impact in cijfers Onze interim finance-professionals helpen dagelijks organisaties bij het verbeteren van hun afsluitingsproces en andere kernprocessen binnen Finance & Control. Dat dit effect heeft, blijkt ook uit verschillende internationale benchmarks. Zo laten studies van APQC en ResolvePay zien dat organisaties hun maandafsluiting met 40 tot 50% kunnen verkorten en het aantal fouten in rapportages met meer dan 90% kunnen verminderen door standaardisatie en automatisering. Daarnaast geven bedrijven aan dat ze tot 80% minder tijd kwijt zijn aan handmatige taken, waardoor er meer ruimte ontstaat voor analyse en strategie. (Bronnen: APQC/Infosys BPM, ResolvePay, Ventana Research) Tijd om het anders te doen Veel finance-teams weten dat processen slimmer kunnen, maar komen er in de hectiek niet aan toe. Toch is stilstand geen optie in een omgeving die steeds sneller en datagedrevener wordt. Door nu te starten met verbeteren, voorkom je grotere knelpunten later. Klaar om uw processen slimmer aan te pakken? Onze professionals staan klaar om uw organisatie te ondersteunen en strategische finance oplossingen te bieden. Neem vrijblijvend contact op
Van reactief naar proactief: hoe je écht grip krijgt op financiële sturing
In een wereld waarin veranderingen elkaar steeds sneller opvolgen, is financiële sturing niet langer een kwestie van jaarbudgetten en achteraf rapporteren. CFO’s, controllers en finance managers moeten vooruitkijken, risico’s inschatten en bijsturen op basis van real-time data. Toch worstelen veel organisaties nog met verouderde processen en starre budgetmodellen. Hoe zorg je ervoor dat je niet alleen cijfers analyseert, maar ook strategisch bijdraagt aan de groei en toekomstbestendigheid van je organisatie? In dit artikel delen we vijf concrete stappen om financiële sturing naar een hoger niveau te tillen. Bundel je data voor betere inzichten Zonder betrouwbare, beschikbare data is effectieve financiële sturing onmogelijk. Toch werken veel finance teams nog met losse spreadsheets of systemen die niet met elkaar communiceren. Dit leidt tot inefficiëntie, fouten en een reactieve werkwijze. Data kun je bundelen door te investeren in een betrouwbaar data-platform waarin alle financiële data samenkomen. Zorg voor real-time dashboards waarmee je altijd een actueel inzicht hebt en maak deze data toegankelijk voor alle relevante stakeholders binnen de organisatie. Gebruik Business Intelligence (BI)-tools zoals Power BI of Tableau om complexe data te visualiseren en sneller beslissingen te nemen. Verbeter je forecastingmodel met scenario-analyse Veel organisaties baseren hun financiële prognoses vooral op historische cijfers. Maar in een onvoorspelbare markt is dat niet genoeg. Door gebruik te maken van rolling forecasts en scenario-analyses kun je risico’s beter beheersen en sneller inspelen op veranderingen. Met de scenario-analyses kun je verschillende toekomstbeelden berekenen. Houd in je berekeningen wel rekening met externe factoren, zoals marktontwikkelingen en regelgeving. AI en predictive analytics kunnen helpen om trends te identificeren en forecasts nauwkeuriger te maken. Koppel financiële en operationele data Finance kan niet geïsoleerd werken. Financiële prestaties zijn direct verbonden met operationele processen, zoals sales, supply chain en HR. Toch wordt deze koppeling in veel organisaties onvoldoende gemaakt, waardoor finance een rapporterende in plaats van een sturende functie krijgt. Verbind daarom financiële KPI’s met operationele doelstellingen en werk daarbij samen met andere afdelingen om zo de financiële analyses te versterken. Controllers zouden niet alleen moeten rapporteren, maar ook adviseren over de impact van financiële beslissingen op de gehele organisatie. Neem de operationele processen dan ook mee in de inzichten door deze begrijpelijk te presenteren aan de hand van data-driven storytelling. Vergroot de flexibiliteit van je budgetten Starre budgetten die een jaar van tevoren worden vastgezet, houden innovatie en groei tegen. In een snel veranderende markt is het cruciaal om flexibiliteit in te bouwen en budgetten bij te sturen op basis van actuele inzichten. Vergroot de flexibiliteit door het introduceren van dynamische budgettering die kan meebewegen met de business, werk met flexibele kostenramingen in plaats van strikte jaarlijkse toewijzingen en stuur bij op basis van performance data door goede monitoring van de budgetten. Door het instellen van periodieke reviews laat je de teams zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun budgetten, wat ervoor zorgt dat financiële discipline samengaat met wendbaarheid. Maak finance strategisch in plaats van administratief Veel finance afdelingen spenderen nog steeds een groot deel van hun tijd aan handmatige processen en rapportages. Dit is zonde, want juist in een datagedreven tijdperk kan finance een cruciale rol spelen in strategische besluitvorming. Met handige Business Intelligence (BI)-tools kunnen repetitieve taken geautomatiseerd worden, zodat controllers zich kunnen richten op het geven van strategisch advies. Zorg voor nog meer focus op finance als trategie door het een integraal onderdeel van de bedrijfsstrategie te maken. Focus hierbij niet alleen op kostenbeheersing, maar vooral op waardecreatie. Hoe kan finance bijdragen aan meer winst, betere investeringen en toekomstbestendige groei? Gebruik hierbij de KPI’s niet alleen als meetinstrument, maar zeker ook als sturingsmiddel voor groei en innovatie. Klaar om jouw financiële sturing naar een hoger niveau te tillen? Met deze vijf stappen kun je de transitie maken van reactief naar proactief financieel management. Onze professionals staan klaar om jouw organisatie te ondersteunen en strategische finance oplossingen te bieden. Neem vrijblijvend contact op
Duurzaamheidsrapportage meer dan verplichte regelgeving
De CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) staat volop in de belangstelling. Er wordt gesproken over mogelijke versoepelingen, uitstel of een gefaseerde invoering. Begrijpelijk dat sommige organisaties de neiging hebben om even pas op de plaats te maken. Maar dat is juist nu onverstandig. Want transparant rapporteren over duurzaamheid draait niet alleen om wetgeving. Het gaat om het versterken van je organisatie – op de korte én lange termijn. Bedrijven die proactief met ESG (Environment, Social en Governance) aan de slag gaan, bouwen aan hun toekomstbestendigheid. Dit zijn belangrijke redenen om niet af te wachten, maar juist in te zetten op betrouwbare ESG-data: 1. Beter risicomanagement Duurzaamheid is niet alleen een moreel of reputatievraagstuk – het heeft ook directe financiële en operationele impact. Denk aan strengere wetgeving in de toekomst, schommelende energieprijzen en veranderende consumentenverwachtingen. Een goed ESG-verslag helpt bedrijven deze risico’s beter in kaart te brengen en beheersen. 2. Toenemende vraag vanuit klanten en financiers Leveranciers, klanten en investeerders sturen steeds vaker op duurzaamheid. Bedrijven die hun duurzaamheidsinformatie goed op orde hebben, kunnen sneller inspelen op deze eisen en profiteren zelfs van concurrentievoordelen. Denk aan gunstigere financieringsvoorwaarden en een sterke positie bij overheidsaanbestedingen. 3. Betere positie op krappe arbeidsmarkt Werknemers voelen zich aangetrokken tot bedrijven die duurzaamheid verankeren in hun strategie. Steeds meer professionals zoeken niet alleen een baan, maar een werkgever met impact. Een organisatie die transparant rapporteert over ESG en echt bijdraagt aan een betere wereld, straalt toekomstgerichtheid en geloofwaardigheid uit. 4. Voorkomen van greenwashing en sterker merk Consumenten en toezichthouders eisen onderbouwde duurzaamheidsclaims. Zonder betrouwbare, geverifieerde data loop je het risico beschuldigd te worden van greenwashing. Een sterk duurzaamheidsverslag, ondersteund door accountantsverklaringen, zorgt voor geloofwaardigheid en helpt bedrijven hoger te scoren in benchmarks en ratings. 5. ESG als strategisch stuurinstrument Bedrijven die hun ESG-data serieus nemen, gebruiken die niet alleen voor verantwoording achteraf, maar ook als input voor beslissingen. Denk aan investeringen in de keten, het beoordelen van leveranciers, of het inschatten van de impact van nieuw beleid. Wie z’n data op orde heeft, kan sneller schakelen – en beter onderbouwen waarom bepaalde keuzes wél of juist níet worden gemaakt. Wachten is geen strategie De aangekondigde versoepelingen van de CSRD klinken aantrekkelijk voor wie vooral naar de verplichtingen kijkt. Maar duurzaamheidsrapportage is méér dan compliance. ESG-inzichten bieden waardevolle sturingsinformatie: over risico’s, kansen en de impact van keuzes. Organisaties die nu al investeren in transparantie, bouwen niet alleen aan vertrouwen – ze zorgen dat ze klaar zijn voor wat er komen gaat. De richting is duidelijk: transparantie over duurzaamheid wordt de norm. Of die nu volgend jaar of het jaar erna volledig verplicht wordt, organisaties die nú aan de slag gaan met ESG-data, nemen een voorsprong. Niet alleen op de wet, maar vooral op hun concurrenten. Benieuwd hoe jouw organisatie de eerste stap zet? Onze interim professionals helpen bij het opzetten van robuuste en toekomstbestendige duurzaamheidsrapportages. Neem contact op met Bart Breuer via b.breuer@fagro.nl of bel naar +31 (0)6 – 290 866 81 om te sparren over de mogelijkheden. Neem contact op met Bart
De veranderende rol van de Business Controller
De rol van de controller verandert in hoog tempo. Waar finance voorheen vooral draaide om rapportages en compliance, ligt de focus nu op strategische sturing en waardecreatie. CFO’s en finance managers verwachten van controllers dat ze niet alleen terugblikken op cijfers, maar ook vooruitkijken en actief meedenken over de toekomst van de organisatie. Welke vaardigheden heeft de moderne controller nodig om écht impact te maken? We nemen je mee in de vijf essentiële skills die het verschil maken tussen een controller die rapporteert en een controller die stuurt. Datagedreven werken: van cijfers naar inzichten Controllers hebben toegang tot een enorme hoeveelheid financiële data. Maar de echte vraag is: hoe zet je deze data om in bruikbare inzichten? Moderne controllers moeten verder kijken dan statische rapportages en Excel-sheets. Datagedreven werken houdt in dat je gebruik maakt van BI-tools zoals Power BI, Tableau of Qlik om grote datasets visueel en inzichtelijk te maken. Je werkt met predictive analytics om niet alleen terug te kijken, maar ook te voorspellen wat er in de toekomst kan gebeuren. Zorg voor real-time data en vermijd verouderde spreadsheets die pas achteraf een beeld geven. Dit vereist ook financiële verslaglegging die op ieder moment juist en betrouwbaar is. Een controller die real-time financiële dashboards gebruikt, kan sneller knelpunten signaleren en management direct adviseren over bijsturing. Scenario-denken en forecasting Veel organisaties werken nog met traditionele jaarbudgetten, maar deze zijn vaak achterhaald zodra ze worden goedgekeurd. Rolling forecasts en scenario-analyse helpen om sneller in te spelen op veranderingen. Scenario-denken pas je toe door aan de slag te gaan met rolling forecasts, in plaats van vaste budgetten. Zo wordt er continu bijgestuurd. Reken verschillende scenario’s door, bijvoorbeeld: “Wat als de grondstofprijzen stijgen?”, “Wat als de rente omhoog gaat?”, “Wat als onze groei versnelt?”. Ook externe data moet worden geïntegreerd, zoals markttrends en geopolitieke ontwikkelingen, in de financiële modellen. Door vooruit te denken in scenario’s kunnen controllers proactief handelen in plaats van reactief rapporteren. Financieel inzicht vertalen naar de business Een controller die alleen cijfers begrijpt, komt er niet meer. Om impact te maken, moet je financiële informatie toegankelijk en begrijpelijk maken voor de rest van de organisatie. Om dat te kunnen moet je de organisatie goed begrijpen en je kunnen inleven in wat er speelt bij de managers. Financiële data vertaal je naar de business door analyses helder te presenteren, een effectieve methodiek hiervoor is data-driven storytelling. Zorg voor visuele dashboards die direct inzicht geven in KPI’s en trends. Vermijd complexe financiële termen als er met niet-financials wordt overlegd en werk samen met operationele teams om financiële beslissingen beter te onderbouwen. Een business controller die sales- en financiële data combineert, helpt de commerciële teams om beter te sturen op marges en winstgevendheid. Flexibele budgettering en kostenbeheersing Veel bedrijven werken nog met starre budgetten, terwijl de markt steeds sneller verandert. Een moderne controller moet kunnen omgaan met dynamische budgettering en kostenallocatie. Door met rolling budgets te werken wordt de budgettering flexibeler. Die worden per kwartaal of maand bijgesteld op basis van actuele cijfers. Kosten moeten niet alleen aan bezuinigingen gekoppeld worden, maar ook aan waardecreatie. Waar draagt een investering écht aan bij? Door een continue feedbackloop te realiseren kunnen teams budgetten flexibel aanpassen aan de veranderende prioriteiten. Bedrijven die wendbaar budgetteren, kunnen sneller schakelen bij onverwachte veranderingen en beter investeren in groei. Strategisch leiderschap en communicatie De moderne controller is geen back-office functie meer. Controllers moeten hun rol pakken als strategische sparringpartner van het management en de directie. Door te blijven werken aan softskills zoals communicatieve vaardigheden kunnen complexe financiële materie helder over gebracht worden naar de interne organisatie. Zo toont de moderne controller strategisch leiderschap door initiatieven te nemen in de besluitvorming en geeft proactief advies. Ook ontwikkelt deze een breder businessinzicht buiten finance, om zo inzicht te krijgen in strategie, operations en marktontwikkelingen. Een CFO waardeert controllers die niet alleen signaleren dát de kosten stijgen, maar ook met concrete oplossingen komen om deze trend te keren. Conclusie: de controller als gamechanger in finance Controllers die deze vijf vaardigheden beheersen, maken het verschil tussen een finance-afdeling die puur registreert en een finance-team dat strategisch waarde toevoegt. De kern ligt in datagedreven sturing, proactief vooruitdenken en effectief communiceren met de business. De moderne controller op jouw finance afdeling Heb jij behoefte aan de moderne controller op jouw finance afdeling? Wij hebben bevlogen professionals in dienst die jouw organisatie kunnen ondersteunen met slimme finance-oplossingen. Neem vrijblijvend contact met ons op
Veranker duurzaamheid in de organisatie met de CSRD
De CSRD komt er nu dan toch écht aan. Maar waar begin je? En hoe zorg je ervoor dat je tijdig compliant bent? De Fagro CSRD-Readiness Scan biedt uitkomst.
Consultancy as a service: duurzaamheid en impactvol ondernemen
De Europese CSRD-wetgeving verplicht organisaties vanaf 2024 om over hun duurzaamheidsprestaties te rapporteren: hun interne en externe impact. Een verplicht nummer? Voor Marcel van Ooijen en Theo Lambooij, projectleiders Fagro Sustainability, is CSRD vooral een uitgelezen kans om duurzaamheid te agenderen.
