De vijf meest voorkomende knelpunten in financeprocessen
Processen binnen finance staan onder druk. Deadlines worden strakker, datastromen groter en verwachtingen hoger. Toch lopen veel teams nog tegen dezelfde obstakels aan: handmatig werk, afhankelijkheid van Excel en gebrekkige afstemming met andere afdelingen. Met deze checklist breng je snel in kaart waar de grootste winst ligt, en hoe je die kunt behalen. 1. Handmatig werk in Excel Probleem: Veel processen draaien nog op Excel-sheets die door één persoon worden beheerd. Dat maakt ze foutgevoelig, tijdrovend en niet schaalbaar. Aanpak: Breng in kaart welke bestanden dagelijks of wekelijks gebruikt worden. Automatiseer simpele handelingen (zoals kopiëren, filteren, mailen) met Power Query of RPA. Leg afspraken vast over versiebeheer en eigenaarschap. Gebruik de mogelijkheden van je ERP-systeem optimaal, in plaats van eromheen te werken. 2. Gebrek aan standaardisatie Probleem: Iedereen werkt op zijn eigen manier. Rapportages, processen en controles zijn afhankelijk van de persoon – niet van het systeem. Aanpak: Stel een ‘as is’-procesflow op: hoe lopen processen nu echt? Wat is de ‘happy flow’? Breng stakeholders samen om afspraken te maken over één werkwijze Borg die werkwijze in templates, formats en duidelijke instructies en evalueer regelmatig de impact op uw processen. 3. Inefficiënte maand- of kwartaalafsluiting Probleem: De afsluiting duurt lang, is stressvol en laat weinig ruimte voor controle of analyse. Aanpak: Splits het proces op in fases en analyseer per stap waar de bottlenecks zitten. Automatiseer terugkerende posten en controles. Voer pre-close taken eerder in de maand uit. Reserveer tijd voor controle en analyse, niet alleen voor productie. 4. Slechte afstemming tussen finance en andere afdelingen Probleem: Finance wacht op input, krijgt onvolledige data en is afhankelijk van Excel-imports. Aanpak: Richt vaste ‘touchpoints’ in met heldere deadlines en verantwoordelijkheden. Bouw checks in aan het begin van het proces, bijvoorbeeld bij het aanmaken van inkooporders of verplichtingen. Wijs per afdeling een duidelijk aanspreekpunt aan. 5. Onvoldoende inzicht in waar het écht spaak loopt Probleem: Iedereen voelt dat het beter kan, maar niemand weet precies waar het misgaat of waar de grootste winst ligt. Aanpak: Visualiseer het proces met process mining of eenvoudige flowcharts. Vraag je team waar zij structureel tijd of energie aan verliezen en geef ruimte voor verbetervoorstellen. Gebruik KPI’s zoals doorlooptijd, foutmarges of herstelkosten om verbeteringen meetbaar te maken. En hoe zit het met LEAN, Agile of Scrum? Methodieken als LEAN, Agile en Scrum bieden waardevolle handvatten om processen slimmer te organiseren. Toch zit de échte winst in de praktische toepassing: het vertalen van inzichten naar haalbare verbeteringen in de dagelijkse praktijk. Onze professionals combineren hun finance-expertise met deze methodieken om processen structureel te verbeteren, van optimalisatie tot digitalisering met tools als Power Query en process mining. Klaar om te starten? Deze checklist helpt je om inzicht te krijgen in je processen. Maar de echte waarde zit in de uitvoering: het omzetten van inzichten naar concrete verbeteracties. De interim professionals van Fagro kijken met je mee, brengen structuur aan en zorgen dat verbeteringen écht landen in de organisatie. Klaar om uw processen slimmer aan te pakken? Onze professionals staan klaar om uw organisatie te ondersteunen en strategische finance oplossingen te bieden. Neem vrijblijvend contact op
Kleine stappen, groot effect: hoe procesoptimalisatie jouw finance-team vooruithelpt
Elke maand opnieuw voelt het als een race tegen de klok: fouten zoeken in Excel, afstemmen met andere afdelingen en op het laatste moment nog correcties doorvoeren. Veel finance-teams zijn druk, maar missen overzicht en controle. Herkenbaar? Dan is het tijd om kritisch te kijken naar je processen. Want juist daar zit de sleutel tot meer rust, grip en ruimte voor analyse. Van ad hoc naar continu verbeteren Ad hoc problemen oplossen, dubbel werk doen, achteraf corrigeren; het zijn signalen dat processen slimmer kunnen. Finance-afdelingen besteden veel tijd aan uitvoering, terwijl structureel verbeteren vaak blijft liggen. En dat is zonde, zeker nu de vraag naar snelle en betrouwbare stuurinformatie toeneemt. Procesoptimalisatie, bijvoorbeeld van het afsluitingsproces, helpt om grip terug te krijgen. Denk aan kortere doorlooptijden, minder handmatig werk en betere datakwaliteit. Daarbij kunnen technieken als Lean, Agile of Scrum ondersteunen. De effectiviteit hangt sterk af van hoe goed de gekozen methode aansluit bij de specifieke situatie van de organisatie. Digitalisering als versneller Slimme automatisering maakt een wereld van verschil. Toch werken veel teams nog met handmatige Excel-overzichten, dubbele invoer of informele afspraken tussen afdelingen. Dat is foutgevoelig en kost tijd. Denk aan het afstemmen van facturen tussen finance en sales, het opnieuw inboeken van terugkerende journaalposten of het knippen-en-plakken van budgetten in rapportages. Door zulke processen te digitaliseren, met bijvoorbeeld standaardformulieren of integraties tussen systemen, win je tijd en voorkom je fouten. Zo pak je het aan in drie stappen: Identificeer de grootste frustratieVraag je team waar tijd weglekt of waar fouten regelmatig terugkomen. Dat zijn vaak processen met veel handmatige acties of onduidelijke overdrachten. Visualiseer het procesMaak het proces inzichtelijk met een simpele flowchart of een process mining-tool. Zo zie je direct waar het spaak loopt. Kies één quick win en verbeter die directAutomatiseer een handmatige stap, verkort een goedkeurlijn of stel een standaardformat op. Klein beginnen maakt het verschil voelbaar en motiveert het team. De impact in cijfers Onze interim finance-professionals helpen dagelijks organisaties bij het verbeteren van hun afsluitingsproces en andere kernprocessen binnen Finance & Control. Dat dit effect heeft, blijkt ook uit verschillende internationale benchmarks. Zo laten studies van APQC en ResolvePay zien dat organisaties hun maandafsluiting met 40 tot 50% kunnen verkorten en het aantal fouten in rapportages met meer dan 90% kunnen verminderen door standaardisatie en automatisering. Daarnaast geven bedrijven aan dat ze tot 80% minder tijd kwijt zijn aan handmatige taken, waardoor er meer ruimte ontstaat voor analyse en strategie. (Bronnen: APQC/Infosys BPM, ResolvePay, Ventana Research) Tijd om het anders te doen Veel finance-teams weten dat processen slimmer kunnen, maar komen er in de hectiek niet aan toe. Toch is stilstand geen optie in een omgeving die steeds sneller en datagedrevener wordt. Door nu te starten met verbeteren, voorkom je grotere knelpunten later. Klaar om uw processen slimmer aan te pakken? Onze professionals staan klaar om uw organisatie te ondersteunen en strategische finance oplossingen te bieden. Neem vrijblijvend contact op
Van reactief naar proactief: hoe je écht grip krijgt op financiële sturing
In een wereld waarin veranderingen elkaar steeds sneller opvolgen, is financiële sturing niet langer een kwestie van jaarbudgetten en achteraf rapporteren. CFO’s, controllers en finance managers moeten vooruitkijken, risico’s inschatten en bijsturen op basis van real-time data. Toch worstelen veel organisaties nog met verouderde processen en starre budgetmodellen. Hoe zorg je ervoor dat je niet alleen cijfers analyseert, maar ook strategisch bijdraagt aan de groei en toekomstbestendigheid van je organisatie? In dit artikel delen we vijf concrete stappen om financiële sturing naar een hoger niveau te tillen. Bundel je data voor betere inzichten Zonder betrouwbare, beschikbare data is effectieve financiële sturing onmogelijk. Toch werken veel finance teams nog met losse spreadsheets of systemen die niet met elkaar communiceren. Dit leidt tot inefficiëntie, fouten en een reactieve werkwijze. Data kun je bundelen door te investeren in een betrouwbaar data-platform waarin alle financiële data samenkomen. Zorg voor real-time dashboards waarmee je altijd een actueel inzicht hebt en maak deze data toegankelijk voor alle relevante stakeholders binnen de organisatie. Gebruik Business Intelligence (BI)-tools zoals Power BI of Tableau om complexe data te visualiseren en sneller beslissingen te nemen. Verbeter je forecastingmodel met scenario-analyse Veel organisaties baseren hun financiële prognoses vooral op historische cijfers. Maar in een onvoorspelbare markt is dat niet genoeg. Door gebruik te maken van rolling forecasts en scenario-analyses kun je risico’s beter beheersen en sneller inspelen op veranderingen. Met de scenario-analyses kun je verschillende toekomstbeelden berekenen. Houd in je berekeningen wel rekening met externe factoren, zoals marktontwikkelingen en regelgeving. AI en predictive analytics kunnen helpen om trends te identificeren en forecasts nauwkeuriger te maken. Koppel financiële en operationele data Finance kan niet geïsoleerd werken. Financiële prestaties zijn direct verbonden met operationele processen, zoals sales, supply chain en HR. Toch wordt deze koppeling in veel organisaties onvoldoende gemaakt, waardoor finance een rapporterende in plaats van een sturende functie krijgt. Verbind daarom financiële KPI’s met operationele doelstellingen en werk daarbij samen met andere afdelingen om zo de financiële analyses te versterken. Controllers zouden niet alleen moeten rapporteren, maar ook adviseren over de impact van financiële beslissingen op de gehele organisatie. Neem de operationele processen dan ook mee in de inzichten door deze begrijpelijk te presenteren aan de hand van data-driven storytelling. Vergroot de flexibiliteit van je budgetten Starre budgetten die een jaar van tevoren worden vastgezet, houden innovatie en groei tegen. In een snel veranderende markt is het cruciaal om flexibiliteit in te bouwen en budgetten bij te sturen op basis van actuele inzichten. Vergroot de flexibiliteit door het introduceren van dynamische budgettering die kan meebewegen met de business, werk met flexibele kostenramingen in plaats van strikte jaarlijkse toewijzingen en stuur bij op basis van performance data door goede monitoring van de budgetten. Door het instellen van periodieke reviews laat je de teams zelf verantwoordelijkheid nemen voor hun budgetten, wat ervoor zorgt dat financiële discipline samengaat met wendbaarheid. Maak finance strategisch in plaats van administratief Veel finance afdelingen spenderen nog steeds een groot deel van hun tijd aan handmatige processen en rapportages. Dit is zonde, want juist in een datagedreven tijdperk kan finance een cruciale rol spelen in strategische besluitvorming. Met handige Business Intelligence (BI)-tools kunnen repetitieve taken geautomatiseerd worden, zodat controllers zich kunnen richten op het geven van strategisch advies. Zorg voor nog meer focus op finance als trategie door het een integraal onderdeel van de bedrijfsstrategie te maken. Focus hierbij niet alleen op kostenbeheersing, maar vooral op waardecreatie. Hoe kan finance bijdragen aan meer winst, betere investeringen en toekomstbestendige groei? Gebruik hierbij de KPI’s niet alleen als meetinstrument, maar zeker ook als sturingsmiddel voor groei en innovatie. Klaar om jouw financiële sturing naar een hoger niveau te tillen? Met deze vijf stappen kun je de transitie maken van reactief naar proactief financieel management. Onze professionals staan klaar om jouw organisatie te ondersteunen en strategische finance oplossingen te bieden. Neem vrijblijvend contact op
Improve voorjaar 2023
Het Fagro relatiemagazine de Improve is er weer! Gevuld met klantcases en het laatste nieuws. In deze uitgave leest u over onze werkzaamheden bij Gemeente Apeldoorn, Stichting Maatschappelijke Opvang (SMO), Waterschapsbedrijf Limburg en IPP-PRS Pooling. Download hem hier: Fagro Improve Voorjaar 2023 Veel leesplezier!
Reizen als passie én werken bij Fagro.
Bekijk het filmpje hieronder. Bram is als schoolverlater van een economische hbo opleiding direct als junior finance consultant in dienst gekomen bij Fagro. Hij vertelt in deze video welke groei hij in die negen jaar heeft doorlopen door het volgen van een post hbo opleiding, trainingen en natuurlijk de projecten op zijn ambitie afgestemd. Je passie combineren met werken bij Fagro? Bram vertelt, het kan echt!
