Om de interne sturing & beheersing te versterken én transparanter verantwoording te kunnen afleggen, startte de Autoriteit Financiële Markten (AFM) in 2016 twee pilots om een nieuwe werkwijze hierin te ontwikkelen. Onderdeel van deze nieuwe werkwijze is de inrichting van performance management, ofwel kortcyclisch sturen. Hierbij wordt aan de hand van een besturingsdashboard een prestatiedialoog gevoerd om tijdig te kunnen bijsturen en hulpvragen te adresseren. Principal consultant Jeroen van Werd van Fagro hielp de organisatie bij de inrichting van performance management.
De AFM maakt zich sterk voor eerlijke en transparante financiële markten. In 2015 zette de onafhankelijke gedragstoezichthouder een programma op om de eigen organisatie efficiënter, effectiever en wendbaarder te maken. Dit langs de thema’s sturen, continue procesverbetering en gedrag & cultuur. De doorgevoerde maatregelen zijn mede gebaseerd op leerpunten uit een rapport van onderzoeksbureau Alvarez & Marsal.
Kortcyclisch sturen
Kasper Wenneker, manager planning & control bij AFM, kijkt tevreden terug op de vernieuwingen die zijn doorgevoerd in de wijze waarop bijsturing wordt gegeven aan de processen in de organisatie. Kasper vertelt: “Sturing binnen de AFM vond voorheen vooral plaats op basis van maandelijkse financieel georiënteerde rapportages. Tussentijds was het lastig om snel antwoord te krijgen op vragen als: hoe staan we er op dit moment voor ten opzichte van de doelstellingen? In lijn met de veranderingen in ons speelveld willen we kort op de bal kunnen zitten. Dit op basis van betrouwbare, relevante en actuele stuurinformatie. Dan is een dashboard bij uitstek geschikt als instrument om kortcyclisch sturen in te passen in de dagelijkse werkzaamheden. Het geeft toegang tot informatie om de voortgang te monitoren. Daardoor is er direct inzicht in de mate waarin de doelstellingen worden gerealiseerd. Zo biedt het de ruimte om de consequenties van gemaakte keuzes te zien en snel de juiste acties te definiëren om prestaties te verbeteren. Van vrijblijvendheid naar vrijheid van handelen noem ik dit. Dit laatste vanzelfsprekend binnen bepaalde kaders.”
Organisatorische context
“Het was ons meteen duidelijk dat een externe projectleider een waardevolle bijdrage kon leveren aan het opzetten van een goed werkend performancemanagementsysteem”, zegt Kasper. “Het slagen van zo’n verandertraject is sterk afhankelijk van de organisatorische context. Dit vereist zowel aandacht voor de technologie als voor de verbinding met de besturing en het gedrag. Iemand die de randvoorwaarden, valkuilen en succesfactoren kent, kan de betrokkenen gemakkelijker meenemen in de veranderingen en uitleggen wat ze betekenen. Via het raamcontract dat AFM heeft afgesloten met ConQuaestor kwamen we in contact met Jeroen, werkzaam bij Fagro (partner ConQuaestor). Hij heeft al vaker leiding gegeven aan het inrichten van sturing. Mede hierdoor kon hij de juiste inhoudelijke expertise en senioriteit inbrengen.”
Stip aan de horizon
“Er was een heldere stip aan de horizon, maar ook een lange weg te gaan. Als je zelf onderdeel van een verandering bent, ben je al snel geneigd om te focussen op volgende stap. Jeroen zorgde dat we snel up to speed kwamen en het einddoel steeds in het vizier hielden. In eerste instantie ervoeren we enige terughoudendheid in de organisatie.
Jeroen herkende wat er gebeurde en wist aan te geven waar extra stappen wenselijk waren. Hij ontwikkelde zelf de benodigde training en draaide waar nodig in korte tijd een workshop in elkaar over bijvoorbeeld project control of risicomanagement. Zo konden we in goed teamwork de basis neerzetten voor gestructureerde hoogfrequente sturing.”
Van finance control naar business control
“Op basis van het jaarplan van de organisatie hebben we een rapportageraamwerk gemaakt”, legt Jeroen uit. “Het dashboard toont een combinatie van prestatieindicatoren als afspiegeling van de belangrijkste speerpunten van de AFM, zowel financieel als niet-financieel. Hierbij worden meer indicatoren gevolgd dan voorheen en is het management beter in staat om tijdig bij te sturen en verantwoording af te leggen. Ook wordt structureel vooruitgekeken, in een vaste kadans. Zo levert planning & control de business concrete meerwaarde in de sturing en kan de afdeling zich verder ontwikkelen als businesspartner.” “Een belangrijke succesfactor bij dit project was de betrokkenheid en het voorbeeldgedrag van het bestuur”, concludeert Jeroen. “Om de betrokkenen mee te nemen in de veranderingen, hebben we veel aandacht besteed aan het creëren van draagvlak. We hebben de stakeholders individueel benaderd en goed gebruik gemaakt van de reguliere communicatiemomenten zoals nieuwsbrieven, bestuursvergaderingen en hoofdenlunches. Ook is een quick reference guide ontwikkeld en een helpdesk ingericht.
We zijn nu bezig met evalueren en verbeteren. De kunst is om de systematiek te finetunen en de benodigde kennis en vaardigheden in de organisatie te verankeren. Zo kom je tot maatwerk dat werkt!”
Over AFM
Autoriteit Financiële Markten (AFM) is de Nederlandse gedragstoezichthouder op de financiële markten en bestaat sinds 1 maart 2002. De AFM is de rechtsopvolger van de Stichting Toezicht Effectenverkeer. De AFM houdt toezicht op de financiële markten: op sparen, beleggen, verzekeren en lenen. Het is belangrijk dat het publiek, het bedrijfsleven en de overheid vertrouwen hebben in de financiële markten. En dat de markten op een duidelijke en eerlijke manier werken.
