Processen binnen finance staan onder druk. Deadlines worden strakker, datastromen groter en verwachtingen hoger. Toch lopen veel teams nog tegen dezelfde obstakels aan: handmatig werk, afhankelijkheid van Excel en gebrekkige afstemming met andere afdelingen.
Met deze checklist breng je snel in kaart waar de grootste winst ligt, en hoe je die kunt behalen.
1. Handmatig werk in Excel
Probleem: Veel processen draaien nog op Excel-sheets die door één persoon worden beheerd. Dat maakt ze foutgevoelig, tijdrovend en niet schaalbaar.
Aanpak:
- Breng in kaart welke bestanden dagelijks of wekelijks gebruikt worden.
- Automatiseer simpele handelingen (zoals kopiëren, filteren, mailen) met Power Query of RPA.
- Leg afspraken vast over versiebeheer en eigenaarschap.
- Gebruik de mogelijkheden van je ERP-systeem optimaal, in plaats van eromheen te werken.
2. Gebrek aan standaardisatie
Probleem: Iedereen werkt op zijn eigen manier. Rapportages, processen en controles zijn afhankelijk van de persoon – niet van het systeem.
Aanpak:
- Stel een ‘as is’-procesflow op: hoe lopen processen nu echt? Wat is de ‘happy flow’?
- Breng stakeholders samen om afspraken te maken over één werkwijze
- Borg die werkwijze in templates, formats en duidelijke instructies en evalueer regelmatig de impact op uw processen.
3. Inefficiënte maand- of kwartaalafsluiting
Probleem: De afsluiting duurt lang, is stressvol en laat weinig ruimte voor controle of analyse.
Aanpak:
- Splits het proces op in fases en analyseer per stap waar de bottlenecks zitten.
- Automatiseer terugkerende posten en controles.
- Voer pre-close taken eerder in de maand uit.
- Reserveer tijd voor controle en analyse, niet alleen voor productie.
4. Slechte afstemming tussen finance en andere afdelingen
Probleem: Finance wacht op input, krijgt onvolledige data en is afhankelijk van Excel-imports.
Aanpak:
- Richt vaste ‘touchpoints’ in met heldere deadlines en verantwoordelijkheden.
- Bouw checks in aan het begin van het proces, bijvoorbeeld bij het aanmaken van inkooporders of verplichtingen.
- Wijs per afdeling een duidelijk aanspreekpunt aan.
5. Onvoldoende inzicht in waar het écht spaak loopt
Probleem: Iedereen voelt dat het beter kan, maar niemand weet precies waar het misgaat of waar de grootste winst ligt.
Aanpak:
- Visualiseer het proces met process mining of eenvoudige flowcharts.
- Vraag je team waar zij structureel tijd of energie aan verliezen en geef ruimte voor verbetervoorstellen.
- Gebruik KPI’s zoals doorlooptijd, foutmarges of herstelkosten om verbeteringen meetbaar te maken.
En hoe zit het met LEAN, Agile of Scrum?
Methodieken als LEAN, Agile en Scrum bieden waardevolle handvatten om processen slimmer te organiseren. Toch zit de échte winst in de praktische toepassing: het vertalen van inzichten naar haalbare verbeteringen in de dagelijkse praktijk.
Onze professionals combineren hun finance-expertise met deze methodieken om processen structureel te verbeteren, van optimalisatie tot digitalisering met tools als Power Query en process mining.
Klaar om te starten?
Deze checklist helpt je om inzicht te krijgen in je processen. Maar de echte waarde zit in de uitvoering: het omzetten van inzichten naar concrete verbeteracties.
De interim professionals van Fagro kijken met je mee, brengen structuur aan en zorgen dat verbeteringen écht landen in de organisatie.
