Elke maand opnieuw voelt het als een race tegen de klok: fouten zoeken in Excel, afstemmen met andere afdelingen en op het laatste moment nog correcties doorvoeren. Veel finance-teams zijn druk, maar missen overzicht en controle.
Herkenbaar? Dan is het tijd om kritisch te kijken naar je processen. Want juist daar zit de sleutel tot meer rust, grip en ruimte voor analyse.
Van ad hoc naar continu verbeteren
Ad hoc problemen oplossen, dubbel werk doen, achteraf corrigeren; het zijn signalen dat processen slimmer kunnen. Finance-afdelingen besteden veel tijd aan uitvoering, terwijl structureel verbeteren vaak blijft liggen. En dat is zonde, zeker nu de vraag naar snelle en betrouwbare stuurinformatie toeneemt.
Procesoptimalisatie, bijvoorbeeld van het afsluitingsproces, helpt om grip terug te krijgen. Denk aan kortere doorlooptijden, minder handmatig werk en betere datakwaliteit. Daarbij kunnen technieken als Lean, Agile of Scrum ondersteunen. De effectiviteit hangt sterk af van hoe goed de gekozen methode aansluit bij de specifieke situatie van de organisatie.
Digitalisering als versneller
Slimme automatisering maakt een wereld van verschil. Toch werken veel teams nog met handmatige Excel-overzichten, dubbele invoer of informele afspraken tussen afdelingen. Dat is foutgevoelig en kost tijd.
Denk aan het afstemmen van facturen tussen finance en sales, het opnieuw inboeken van terugkerende journaalposten of het knippen-en-plakken van budgetten in rapportages. Door zulke processen te digitaliseren, met bijvoorbeeld standaardformulieren of integraties tussen systemen, win je tijd en voorkom je fouten.
Zo pak je het aan in drie stappen:
Identificeer de grootste frustratie
Vraag je team waar tijd weglekt of waar fouten regelmatig terugkomen. Dat zijn vaak processen met veel handmatige acties of onduidelijke overdrachten.Visualiseer het proces
Maak het proces inzichtelijk met een simpele flowchart of een process mining-tool. Zo zie je direct waar het spaak loopt.Kies één quick win en verbeter die direct
Automatiseer een handmatige stap, verkort een goedkeurlijn of stel een standaardformat op. Klein beginnen maakt het verschil voelbaar en motiveert het team.
De impact in cijfers
Onze interim finance-professionals helpen dagelijks organisaties bij het verbeteren van hun afsluitingsproces en andere kernprocessen binnen Finance & Control.
Dat dit effect heeft, blijkt ook uit verschillende internationale benchmarks. Zo laten studies van APQC en ResolvePay zien dat organisaties hun maandafsluiting met 40 tot 50% kunnen verkorten en het aantal fouten in rapportages met meer dan 90% kunnen verminderen door standaardisatie en automatisering. Daarnaast geven bedrijven aan dat ze tot 80% minder tijd kwijt zijn aan handmatige taken, waardoor er meer ruimte ontstaat voor analyse en strategie.
(Bronnen: APQC/Infosys BPM, ResolvePay, Ventana Research)
Tijd om het anders te doen
Veel finance-teams weten dat processen slimmer kunnen, maar komen er in de hectiek niet aan toe. Toch is stilstand geen optie in een omgeving die steeds sneller en datagedrevener wordt. Door nu te starten met verbeteren, voorkom je grotere knelpunten later.
