Processen snel en efficiënt op poten
Sociaal Ontwikkelbedrijf IBN wilde haar participatieactiviteiten integreren in een nieuw bedrijfsonderdeel. Fagro hielp het nieuwe bedrijfsonderdeel van IBN, Participatie, met succes kwartier te maken, als een echte businesspartner. Daarnaast gaf Fagro tijdelijk invulling aan de rol van controller. Het leverde het bedrijfsonderdeel Participatie gestroomlijnde processen, waardevolle managementinformatie en het behoud van een belangrijk kwaliteitskeurmerk op.
IBN helpt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in noordoost Brabant aan het werk. Dat doet de sociaal ondernemer samen met en in opdracht van 11 gemeenten in de regio, maar ook voor klanten zoals het UWV. Dit alles gebeurt in het kader van de Participatiewet. Volgens deze wet moet iedereen in Nederland naar vermogen deelnemen aan de samenleving en zo veel mogelijk zelf in zijn levensonderhoud voorzien. Om gemeentes maximaal te ondersteunen bij de uitvoering van de wet, besloot IBN het bedrijfsonderdeel Participatie op te zetten en daarin alle activiteiten rond de instroom, doorstroom en uitstroom van mensen naar de arbeidsmarkt bij elkaar te brengen.
IBN vroeg Fagro hierbij te helpen. Die taak nam Jelle Faber, Principal Consultant bij Fagro, op zich. Daarbij kon hij zijn jarenlange kennis en ervaring als senior financieel professional bij diverse bedrijven goed gebruiken.
Zo veel mogelijk digitaal
Een van de eerste uitdagingen van het bedrijfsonderdeel Participatie was in één maand tijd een compleet budget op te stellen. “Daarvoor hebben we eerst alle bedrijfsprocessen en geldstromen in kaart gebracht. We hebben bijvoorbeeld gekeken waar IBN geld mee verdient en hoe subsidiestromen lopen. Maar ook welke functies je nodig hebt, hoe je die invult en wat de gerelateerde kosten zijn. Dat gaf direct ook inzicht in de sterke en zwakke punten van de bestaande processen”, vertelt Jelle. Deze inzichten hielpen hem meteen bij een andere belangrijke stap als kwartiermaker bij IBN: een efficiënte en effectieve inrichting van de bedrijfsprocessen.
“We hebben bijvoorbeeld een ‘happy flow’ voor het arbeidstoeleidingsproces gemaakt, dus kandidaten rijp maken voor de instroom in een participatiebaan. Ons uitgangspunt was zo veel mogelijk gebruik te maken van IT om bepaalde processtappen eenvoudiger en efficiënter te laten verlopen en de foutkans te verlagen. Zo hebben we een catalogus ontwikkeld, waarin gemeentes kunnen aankruisen welke diensten ze willen inzetten voor kandidaten. Deze catalogus kan straks digitaal worden gemaakt”, legt Jelle uit.
Betrouwbare managementinformatie
Fagro zorgde eveneens voor de inrichting van het grootboekpakket en voerde verbeteringen door in het CRM-systeem van Participatie. “We hebben daarbij de rollen geïnventariseerd en bepaald wie wat mag in het inkoop-, verkoop- en financiële proces. En naast de autorisaties hebben we ook de benodigde interne controles vastgesteld en het bewustzijn rond datakwaliteit verhoogd.” De inrichting van beide systemen en de voorbereiding voor hun onderlinge koppeling vormden de basis voor de managementrapportage van bedrijfsonderdeel Participatie. Die is meer real-time gemaakt. “In het CRM-systeem staan veel waardevolle operationele data voor de managementrapportage van Participatie. Daarmee is het bijvoorbeeld mogelijk de kosten en opbrengsten van de activiteiten per sector in beeld te brengen. Ook haal je er belangrijke prestatie-informatie uit”, stelt Jelle.
De managementinformatie helpt Participatie intern te sturen én het heft in handen te nemen tijdens klantgesprekken. Het bedrijfsonderdeel kan duidelijk laten zien wat zijn werk oplevert en klanten inzichten bieden over de voortgang en om kansen te ontdekken. Om de betrouwbaarheid van de informatie te verhogen, besteedde Fagro dus veel tijd en aandacht aan de kwaliteit van de data.
Sparringpartner directie en MT
Het bedrijfsonderdeel Participatie kampte nog met een erfenis uit het verleden. “Sommige klanten liepen flink achter met betalen. Daarover zijn we met hen in gesprek gegaan en hebben we hele duidelijke, structurele afspraken gemaakt. De problemen waren in een paar maanden opgelost. Die successen hebben we samen met de betrokken klanten gevierd, iedereen is er blij mee”, zegt een tevreden Jelle. Na het vervullen van zijn kwartiermakersopdracht vroeg IBN hem nog een half jaar te blijven, nu als controller en lid van het managementteam van Participatie. In die rol mocht hij zelf in- en uitvoeren wat hij als kwartiermaker had bedacht. Ook fungeerde Jelle opnieuw als sparringpartner, alleen dit keer van het managementteam. Handig daarbij was dat hij in discussies met de andere managers van het nieuwe bedrijfsonderdeel vanuit zijn externe blik en kennis en ervaring zaken vanuit een ander perspectief kon belichten.
Als kers op de taart wist Participatie met behulp van Fagro het kwaliteitskeurmerk ‘Blik op Werk’ te behouden, een belangrijk keurmerk voor dienstverleners op het gebied van duurzame arbeidsparticipatie en inburgering. Ook daarmee realiseerde Fagro een grote meerwaarde voor IBN. De investering in externe ondersteuning heeft zich in allerlei opzichten terugbetaald.
Bent u benieuwd wat Fagro kan bijdragen aan uw bedrijf? Neem dan contact met ons op. Dat kan telefonisch via 040 368 2430, info@fagro.nl of via het contactformulier op deze pagina.
