V.l.n.r. Jan-Hein van Daelen, Dennis Eggink, Jeroen van Werd, Virgil Grauwde, Hanny van Geffen, Javed Niaz, Mike Steins.
CTP Veldzicht en Fagro leggen fundamenten voor de toekomst
Wie in Balkbrug het Centrum voor Transculturele Psychiatrie Veldzicht bezoekt, ziet eerst een klassieke gevel en het woord welkom op de glazen pui van de hoofdingang. Daarachter valt pas de streng beveiligde en bewaakte toegang op. In deze bijzondere instelling werken consultants van Fagro met interne specialisten onder meer aan een verbeterde structuur voor financiële informatie en verslaglegging.
“Wij zijn het enige Centrum voor Transculturele Psychiatrie in Nederland”, vertelt Hanny van Geffen, sinds half augustus 2021 algemeen directeur van Veldzicht. “Hier behandelen we patiënten met complexe psychiatrische problemen, het merendeel met een migratie-achtergrond. In totaal zo’n 190 uit ruim zestig verschillende landen. Met onze behandeling willen we hun klachten verminderen, het gevaar voor zichzelf en hun omgeving verkleinen en zorgen voor een toekomstperspectief in Nederland of het land van herkomst.”
Ook een expertisecentrum
“In ons werk moeten we dus ook culturele verschillen overbruggen”, vervolgt Hanny. “Wat wij hier als afwijkend beschouwen, kan in andere culturen heel gewoon zijn. Dat maakt ons ook een expertisecentrum op het gebied van transculturele psychiatrie. We doen wetenschappelijk onderzoek, er loopt hier een hoogleraar rond voor promotieonderzoek en Veldzicht wordt vaak gevraagd voor lezingen of artikelen. Achter de hekken gaat een unieke wereld schuil. Een wereld die mij aan het hart gaat. Bijna twintig jaar geleden werkte ik hier als psychiatrisch verpleegkundige en nu ben ik terug als directeur. In een spannende tijd, want uit audits bleek dat we op financieel vlak niet in control waren, dat het ontbrak aan goede stuurinformatie, dat we geld lieten liggen en dat er een eilandencultuur was ontstaan. Op een aantal terreinen hebben we al goede slagen kunnen maken.”
“Voor het op orde krijgen van de informatieketen hebben we de hulp van Fagro ingeroepen”
Complete en kloppende informatie
Jeroen van Werd, senior businesscontroller bij Veldzicht: “Het inrichten van de informatieketen was onze hoogste prioriteit. Dat deden we door onder meer onze KPI’s scherp te stellen, een rapportagekalender te maken en functieprofielen te herzien. De stap van ontbrekende informatie naar complete en kloppende informatie hebben we inmiddels gezet. Zodat we beter in de toekomst kunnen kijken, in plaats van in de achteruitkijkspiegel. We kunnen nu onze blik ook richten op het verbeteren van ons procesmanagement, risicomanagement en compliance. Voor het op orde krijgen van de informatieketen hebben we de hulp van Fagro ingeroepen.”
Jan-Hein van Daelen, business manager bij Fagro: “De relatie tussen Veldzicht en Fagro ligt er al een aantal jaar. Jeroen heeft zelf bij ons gewerkt en de vorige directeur van Veldzicht deed eerder een beroep op onze consultant Dennis Eggink. Dennis was nu weer aan boord om samen met Jeroen de informatievoorziening te verbeteren.”
Antwoord op de maatschappelijke
behoefte
Dennis vult aan: “Nu we Veldzicht van juiste en betrouwbare informatiestromen hebben voorzien, kunnen we werken aan kwaliteitsverbetering van de zorg. Die zit vooral in het ontlasten van de behandelaren, zodat die zich op hun primaire taak kunnen richten. De behandelaars zijn getraind om te registreren wat ze doen, maar dat is natuurlijk niet waarom ze hier zijn. De administratieve last is hier net als elders in de zorg groot. Van een kort contact met een patiënt tot een uitgebreid advies voor de rechtbank: behandelaren zijn er veel tijd mee kwijt. Die tijd verkorten we met meer mogelijkheden om te plannen en structureren in hun agenda’s, hulp van behandelrapporteurs en ondersteuning van het secretariaat. Daarmee verkorten we ook de doorlooptijd van patiënten. Dat is een antwoord op de maatschappelijke behoefte om enerzijds de zorgkosten te drukken en anderzijds de best passende zorg voor kwetsbare groepen te leveren.”
“Met de vluchtelingencrisis en andere ontwikkelingen groeit de vraag naar wat we hier doen”
De harde en de zachte kant
“Dat we de consultants van Fagro nodig hebben, komt ook omdat financieel talent in deze omgeving schaars is”, licht Hanny toe. “Wat ik knap vind aan deze consultants, is dat ze zich verdiepen in wat we hier doen. Dat ze een brug weten te slaan tussen de cijfers en wat daarachter zit. Tussen de harde en zachte kant. Dat ze echt naast onze medewerkers staan en doorvragen om ze te begrijpen, maar ook genoeg afstand nemen om de juiste conclusies te kunnen trekken.” Ook Jeroen ziet dat zo: “Het is goed om duidelijke doelstellingen en deliverables te hebben, maar we moeten onze stakeholders ook helpen om ze te halen. Wederzijds begrip is daarbij belangrijk. Nu we hier met Fagro aan werken, hoor ik van stakeholders terug: fijn dat jullie ons begrijpen en wij begrijpen nu pas goed waar jullie op willen sturen.”
Werken met publieke middelen
“Onze verantwoording gaat verder dan deze muren: de lijn loopt van Balkbrug tot Den Haag”, verduidelijkt Hanny. “Veldzicht is een rijksinstelling met een maatschappelijke taak. We werken met publieke middelen, die we zo goed mogelijk moeten inzetten en verantwoorden. Met de vluchtelingencrisis en andere ontwikkelingen in de wereld groeit de vraag naar wat we hier doen. Een uitbreiding met 44 plekken staat al op de planning. Juist bij die groei is het belangrijk dat we onze financiële basis op orde hebben. Nu de fundamenten er liggen, is het zaak dat we de hele organisatie betrekken bij de kwaliteitsverbetering die we voor ogen hebben. En ondertussen loopt het reguliere financiële werk natuurlijk door. Ook daarvoor deden we een beroep op Fagro.”
Jan-Hein legt uit: “Sinds mei is Virgil Grauwde hier aan de slag op de afdeling Planning & Control en Javed Niaz staat op het punt dat stokje van hem over te nemen.”
In hun schoenen staan
Virgil: “Ik ondersteun de afdeling met de rapportagekalender, de maandrapportages en de viermaands rapportages. Natuurlijk moest ik in het begin even wennen aan deuren die niet opengaan, aan de hekken en de beveiligers. Maar ik heb me hier wel meteen welkom gevoeld. Ik kreeg ook de kans om het hele complex te zien en behandelaren en patiënten te ontmoeten. Dat gaf me meer zicht op het verhaal achter de cijfers. Bijvoorbeeld de verschillen tussen patiënten als het gaat om het behandeltraject en de benodigde beveiliging.”
Javed valt hem bij: “Ook voor mij was het even wennen. In het begin greep ik bij vergaderingen nog vergeefs naar mijn telefoon, die we hier altijd bij de ingang in een kluisje achterlaten. “Vanwege mijn eigen achtergrond kan ik mij heel goed voorstellen wat deze mensen hebben meegemaakt om hier te komen. Het is fantastisch om te zien hoe Veldzicht in hun schoenen probeert te staan om zo deze patiënten te helpen.”
“Veldzicht is geen gewone organisatie, dus het jaarplan is geen gewoon jaarplan”
Breder dan perspectief van finance
Hanny: “Laatst organiseerden we hier een multicultureel festival. In de tent zag ik een imam en een arbeidstherapeut die jaren in Marokko gewoond heeft, een wedstrijd om de lekkerste thee houden, te midden van medewerkers en patiënten. Zonder woorden begreep iedereen elkaar en voelde je de saamhorigheid. Op zulke momenten ervaar ik nog sterker het maatschappelijke belang van wat we hier doen. En de drive om daar met de hulp van anderen het beste uit te halen.” Jeroen vervolgt: “Waar we nu ook volop werk aan hebben, is het neerleggen van een goed jaarplan, waar Mike Steins van Fagro mee bezig is.”
Mike: “Veldzicht is geen gewone organisatie, dus het jaarplan is geen gewoon jaarplan. Belangrijk is dat we het ministerie een gedegen stuk voorleggen, dat hier door de hele organisatie gedragen wordt. Een plan dat breder is dan het perspectief van finance en heel Veldzicht weerspiegelt. Niet alleen een momentopname, maar met zicht op de positie van Veldzicht in de context van alle maatschappelijke ontwikkelingen.” Hij concludeert: “Zoals Veldzicht maatwerk levert voor haar patiënten, leveren wij maatwerk voor Veldzicht.”
Wilt u meer informatie over wat Fagro voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier of telefonisch via 040-368 24 30.
