Betrouwbare informatie met een druk op de knop met Business Intelligence.
“Eindelijk appels met appels vergelijken”
Voor moederorganisatie DPA bouwde dochter Fagro rapportagetools in Power Business Intelligence (BI). Daarmee heeft iedereen binnen DPA met een druk op de knop actuele en betrouwbare stuur- en managementinformatie. Die oplossing levert tijd op en vooral meer inzicht in het bedrijfsresultaat. De drie hoofdrolspelers vertellen over het mooie proces van sparren, bouwen en verbeteren dat aan de oplevering vooraf ging.
Met zo’n 40 business units en enorm veel data was er een wildgroei aan rapportagevormen ontstaan”, legt Lars Nillesen, financieel directeur van detacheerder DPA, uit. “Iedereen maakte eigen draaitabellen en sheets en niet iedereen gebruikte dezelfde definities van onze KPI’s. Waar we naar zochten, was een rapportagesysteem dat ons een beter inzicht zou geven door meer structuur, meer samenhang en een grotere betrouwbaarheid.”
Een extra dimensie
Daarvoor deed DPA een beroep op Fagro. Frank Minkenberg, projectmanager bij Fagro: “Voor ons was het mooi om bij het moederbedrijf te kunnen laten zien wat we in huis hebben. Onze consultant Abdula Rassa was voor deze klus de juiste man op de juiste plek.” Daar denkt Abdula zelf niet anders over: “Voor mij gaf deze intercompany-opdracht een bijzondere extra dimensie, omdat ik nu vanuit de moederorganisatie naar mijn eigen werk kon kijken. Ik heb in totaal zo’n anderhalf jaar bij DPA in huis gezeten en daar samen mogen werken aan oplossingen op het snijvlak van finance en IT. Voor mij een gedroomde klus eigenlijk.”
Glasheldere definities
“Ik ben vooral met Lars gedoken in wat de essentie van de bedrijfsvoering is, om daar de logica van uit te schrijven als basis voor de modellen”, legt Abdula uit. Lars vult aan: “Eigenlijk hebben we een makkelijk bedrijfsmodel. We hebben uren, tarieven en mensen. Toch kom je vraagstukken tegen als je alle drivers van onze P&L en de samenhang daartussen scherp wilt definiëren. Om vergelijkingen te maken en prognoses te doen, scheelt het bijvoorbeeld nogal als een maand het ene jaar 22 en het andere jaar 19 werkdagen telt.” Abdula: “Om waarde te halen uit een model moeten definities glashelder zijn, je datasets driedubbel gevalideerd en de relatie tussen alle onderdelen onbetwist.”
Vertaalslag naar sturing
Lars: “We konden na deze exercitie eindelijk appels met appels vergelijken. Vervolgens was het de kunst om op basis van die modellen rapportagevormen te bouwen.” Dat heeft Abdula gedaan in Power BI (Business Intelligence). Daarbij zorgde hij ervoor dat de rapportagetechniek naadloos aansloot bij de AFASimplementatie, die DPA tegelijkertijd doorvoerde. Abdula: “De winst is dat de hele organisatie nu werkt vanuit dezelfde informatie, zonder ruis. En dat de samenhang tussen alles wat het bedrijfsresultaat bepaalt nu eenduidig is vastgelegd in een model. Daarmee zijn cijfers beter te duiden én beter te voorspellen. DPA heeft nu niet alleen actuele en eenduidige informatie met een druk op de knop, maar kan ook meteen de vertaalslag maken naar operationele en financiële sturing.”
Altijd de waarheid op tafel
“Onze unitdirecteuren, onze controllers, de Raad van Bestuur, de Raad van Commissarissen: we kunnen ze allemaal op elk moment bedienen met een dashboard van de bedrijfsvoering”, meent Lars. “Abdula heeft ervoor gezorgd dat rapporteren ons eindeloos veel minder tijd kost en dat rapporten ons veel meer inzicht geven dan voorheen. In trendlijnen zien we nu veel eerder waar we aandacht aan moeten geven. Klantrapportages geven in één oogopslag een beeld van onze business. En we kunnen scherper voorspellen wat er volgende maand en volgend
jaar gebeurt. Er is ook geen discussie meer over cijfers en resultaten: we kunnen nu altijd de waarheid op tafel leggen en daarmee ons beleid bepalen.”
“Door dit rapportagesysteem weten we als bedrijf beter wat we moeten doen én hebben we daar meer tijd voor.”
Schoolvoorbeeld van rapportagecyclus
Net als Lars kijkt Abdula tevreden terug op zijn tijd bij DPA. “Of het een lastig traject was? Vooral leuk, zou ik zeggen! Ik werd hier echt uitgedaagd om het uiterste te halen uit mijn kennis van bedrijfsprocessen en mijn liefde voor IT-oplossingen.
Samen hebben we een schoolvoorbeeld ontworpen van een rapportagecyclus die op dagelijkse basis zijn waarde bewijst.” Daar is Lars het volmondig mee eens: “Door dit systeem weten we als bedrijf beter wat we moeten doen én hebben we daar
meer tijd voor. Het systeem is ook zo opgeleverd dat we zelf aanpassingen kunnen doen. Gelukkig zien we Abdula nog op onze terugkomdagen, waarbij we met voortschrijdend inzicht bekijken hoe we aan de slag kunnen met verdere verbeteringen en uitbreidingen.”
In de eerste plaats procesdenker
“Abdula is echt een vaandeldrager voor het toevoegen van waarde met zo’n rapportagesysteem”, concludeert Frank. “Hij neemt op dit terrein ook weer nieuwe kennis en ervaring mee, die we binnen Fagro uitgebreid delen en zo kunnen inzetten bij andere opdrachtgevers. De behoefte aan een scherper, actueler en betrouwbaarder inzicht speelt bij veel organisaties. Met deze opdracht hebben we laten zien dat juist een financieel consultant met IT-kennis zo’n klus kan klaren. Onze consultants zijn in de eerste plaats procesdenkers die de dynamiek van een organisatie goed begrijpen. En in de tweede plaats hebben ze genoeg kennis om dat begrip om te zetten in IT-tools die de beste stuur- en managementinformatie bieden. In zulke opdrachten zetten we graag onze tanden!”
Meer informatie wat Business Intelligence (BI) voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op! Dowload ook onze gratis whitepaper ‘Business Intelligence’.
