Nieuwe training laat consultants nog meer kansen bij klanten ontdekken
Door de uitdagingen tijdens de coronaperiode, de groeiende behoefte aan kostenbesparing en de moeilijke arbeidsmarkt neemt de interesse in robotisering toe. Consultant Sara Jonsson is specialist op het terrein van RPA. Vanuit de Business Unit Data & Digital Solutions laat ze collega’s kennismaken met de mogelijkheden daarvan. Ze vertelt wat voor deelnemers aan de nieuwe RPA-training de drie grootste eyeopeners zijn.
“RPA komt steeds vaker aan bod als oplossing voor organisaties”, begint Sara. “De coronaperiode liet veel organisaties zien hoe kwetsbaar ze zijn, als medewerkers uitvallen of hun werk op afstand moeten doen. Daar komt bij, dat door de inflatie en stijgende kosten de behoefte aan kostenbesparing is toegenomen. Bovendien lukt het organisaties in de krappe arbeidsmarkt niet altijd om de juiste mensen te vinden voor hun financiële processen.”
Van junior tot principal consultant
“RPA is geen antwoord op alles”, stelt Sara. “Maar voor handmatige, repetitieve taken met verschillende systemen die slecht met elkaar praten, is RPA een van de weinige oplossingen. Bij Fagro hebben we inmiddels veel kennis en ervaring opgebouwd rond het succesvol inzetten van robotgestuurde processen. Aan onze serie interne trainingen en cursussen over RPA hebben we nu een nieuwe toegevoegd: de RPA Developer Foundation Training. Die is bedoeld voor alle consultants: van juniors tot principal consultants. In de training leren ze wat RPA inhoudt en vooral hoe ze bij klanten nog beter de kansen kunnen ontdekken om RPA in te zetten. Uiteindelijk zal de ene consultant zelf robots bouwen en de andere vooral adviseren en teams bij klanten begeleiden.”
Vraagstukken rond wetgeving
“Afgelopen voorjaar hebben de eerste tien consultants de training doorlopen”, vervolgt Sara. “Volgend voorjaar start er weer een nieuwe groep. De deelnemers waren vooral niet technisch onderlegde consultants. Ze leerden welke processen zich het beste lenen om te robotiseren en bijvoorbeeld ook hoe RPA zich tot wetgeving verhoudt.
“Over RPA bestaan best wat misvattingen, die we kunnen wegnemen”
Dat levert interessante vraagstukken op. Stel: je doet belastingaangifte via een overheidsportaal. Dan is de uploader verantwoordelijk voor die aangifte. Is dat een robot, dan verschuift die verantwoordelijkheid naar de bouwer van die robot. Hoe met zulke zaken om te gaan is essentieel voor consultants bij het goed adviseren en begeleiden van organisaties. Er is ook nog een vervolgcursus, waarbij deelnemers leren hoe ze RPA-toepassingen kunnen optimaliseren en hergebruiken.”
Belangrijkste drie misvattingen
“Het is mooi om te merken dat onze trainingen voor deelnemers echt eyeopeners zijn”, merkt Sara op. “Over RPA bestaan best wat misvattingen, die we kunnen wegnemen. De belangrijkste drie zijn dat robotisering om ingewikkeld programmeerwerk vraagt, dat het een kostbaar en lang traject is en dat het alleen voor grote bedrijven weggelegd is. Ingewikkeld programmeerwerk hoeft het zeker niet te zijn. Dat is het geval bij sommige andere platformen, maar als je UiPath gebruikt, is het heel intuïtief met drag & drop. Iedereen kan dat. Ik geef ook trainingen bij bedrijven en op congressen en daarbij is de eindtoets het bouwen van een eenvoudige robot die facturen aanmaakt. Die hebben ze binnen een half uur draaiend. Als je met meer variabelen werkt zoals valutaveranderingen en kortingscodes, dan duurt het misschien wat langer.”
Een robot is nooit ziek
“RPA implementeren hoeft ook geen een kostbaar en lang traject te zijn”, gaat Sara verder. “Laatst zat ik drie dagen bij een klant om hun kilometerdeclaraties te automatiseren. Het kostte me een dag om de handelingen te inventariseren en vast te leggen, een dag om de robot te bouwen en testen en een dag om alles te documenteren en goedkeuring te krijgen. Na drie dagen had ik daar een robot staan die het bedrijf zo’n vijf manuren per week bespaart. Let wel: een robot is nooit ziek, heeft geen vakantiedagen nodig en kan zeven dagen in de week de klok rond werken. Een licentie kost ongeveer 7.000 euro per jaar, dus de kosten zijn relatief laag en de terugverdientijd is heel kort.”
“Omdat RPA stabiel en betrouwbaar werkt, is het heel onderhoudsvriendelijk”
Stabiel en betrouwbaar
“Het is trouwens niet zo dat door die robots mensen op straat komen te staan”, benadrukt Sara. “In geen enkel bedrijf waar wij RPA hebben gebracht, moesten mensen weg. Sterker nog: robotisering neemt medewerkers repetitief werk uit handen en geeft ze de kans om in die tijd leuker en meer waardevol werk te doen.” Om haar top drie van misvattingen af te maken: “RPA is er zeker niet alleen voor grote bedrijven. Integendeel: juist bij kleinere bedrijven bestaat veel handwerk dat een robot kan overnemen. Omdat RPA stabiel en betrouwbaar werkt, is het heel onderhoudsvriendelijk. Een bedrijf hoeft dus ook niet over en complete IT-afdeling te beschikken.”
Handschriften herkennen
“De ontwikkelingen binnen RPA gaan ook razendsnel. Wat ik pas voor volgend jaar had verwacht, is nu al beschikbaar”, vertelt Sara. “Een leuke nieuwe functionaliteit is dat het systeem handschriften kan herkennen. Handgeschreven facturen of facturen met notities erop: met tachtig tot negentig procent ervan kan een robot prima overweg. Het mooie aan UiPath is ook de community rondom het platform, ontwikkelaars kunnen bijvoorbeeld functionaliteiten en workflows publiceren op een marktplaats en middels het actieve forum kun je snel een antwoord vinden, of krijgen, op specifieke vragen. Waarmee ik maar wil zeggen: het is echt heel open, gebruiksvriendelijk en laagdrempelig. Ik vind het een fantastische missie om collega’s en klanten enthousiast te maken over het inzetten van robots.”
