Fagro helpt finance futureproof te maken bij groeibedrijf
Op het dak van het bedrijfspand in Valkenswaard staat de naam van VDL ETS voluit: Enabling Transport Solutions. In het kantoorpand en de werkplaats onder dat dak werken zo’n 160 mensen aan het onderzoeken, ontwikkelen en testen van groene oplossingen voor groot vervoer. Dat doen ze voor de meer dan honderd bedrijven die net als ETS onder de gerenommeerde VDL Groep vallen. VDL ETS groeide zo hard, dat de hulp van Fagro welkom is om ook de financiële organisatie mee te laten groeien.
“We zijn hier allemaal weg van de wereld met wielen”, begint Chiel ter Laak, algemeen directeur van VDL ETS. “Trucks, bussen, touringcars, onbemande voertuigen die containers verplaatsen in havens: wij houden ons bezig met de toekomst van zwaar en middelzwaar transport. Grofweg een derde van onze medewerkers houdt zich bezig met de mechanische en elektrische facetten, een derde ontwikkelt de software en een derde test wat we ontwikkeld hebben op onze prototypen.” Wijzend op een miniatuurtruck in de vensterbank: “Dat is een van onze laatste highlights: een truck met een elektrische aandrijflijn. In de werkplaats beneden bouwen we die nu om naar een variant die op waterstof rijdt.”
Geen Chef Rechterachterlicht
“Met wat we hier doen, helpen we de andere VDL-bedrijven en hun klanten verder op weg”, vervolgt Chiel. “Met onze transportoplossingen dragen we bij aan het terugdringen van de CO2-uitstoot, we maken onszelf geopolitiek minder afhankelijk van olielanden en we laten VDL-bedrijven voorop lopen in het transport van de toekomst. Je kunt ons zien als de groene motor van VDL. Iedereen die hier werkt, is gek van nieuwe technologie in alles wat rijdt. We zijn een familiebedrijf én een innovatief bedrijf. We verwachten dat onze medewerkers verder kijken dan hun neus lang is en buiten de kaders van hun verantwoordelijkheid denken. Zo ontstaan de beste ideeën. Je bent hier dus nooit Chef Rechterachterlicht, maar betrokken bij het bredere proces van onze innovaties. De behoefte aan toekomstbestendige transportoplossingen is groot. Daarom zijn we sinds onze start in 2015 enorm gegroeid. Die snelle groei heeft ook een keerzijde: wat voor tachtig personeelsleden nog werkt, past niet per se voor het dubbele aantal medewerkers. Daar liepen we bijvoorbeeld op de afdeling finance tegenaan.”
Vrouw in mannenwereld
“Wat we op finance deden, was gebaseerd op een kleine club medewerkers en te afhankelijk van Excel en het goede geheugen van een paar collega’s”, legt Chiel uit. “Het werd dus tijd om hier een professionaliseringsslag te maken. Het leek ons goed iemand van buiten binnen te halen. Iemand die niet behept is met onze historie en die met een frisse blik naar onze processen kon kijken. Van onze controller begreep ik dat Fagro een goede partij is voor interim financials.” Lex van Langen, Business Manager bij Fagro: “Binnen een week was het voor elkaar. Toen ik de wensen van Chiel hoorde, wist ik dat Parasto Kaaby de juiste consultant voor deze plek was. Ze is hier een vrouw in een mannenwereld, maar ze past binnen het karakter van dit familiebedrijf. Ze is ambitieus, leergierig, communicatief sterk en geeft liever gas op nieuwe projecten dan dat ze hele dagen facturen boekt. Kortom, iemand die waarde kan brengen bij de wens om te professionaliseren.”
Elke keer een leeg vel
Parasto: “Al tijdens het kennismakingsgesprek bleek dat er hier voldoende projecten op de plank lagen om mijn tanden in te zetten. In januari ben ik hier met veel enthousiasme begonnen.” Chiel vult aan: “Onze financieel manager, onze controller, Parasto en ik starten elke keer met een leeg vel. Samen zoeken we naar het meest ideale proces.” Parasto: “Ik ben bijvoorbeeld voor het inkoopproces gaan kijken hoe het moet en hoe het hier gaat. En daarna hoe we situatie het beste kunnen verbeteren. Om het bedrijf en alle processen snel te leren kennen, ben ik vooral veel met mensen gaan praten. Op kantoor en in de werkplaats. Ik spreek collega’s liever live dan dat ik ze mail. Iedereen was hier meteen bereid om met me mee te denken en me te helpen. En ze wilden me allemaal graag trots uitleggen wat ze doen.” Chiel: “ Het is fijn dat Parasto een zelfstarter is. Iemand die dat niet is, struikelt hier al over de drempel.”
Dezelfde visvijver
Lex legt uit: “Jezelf profileren, presenteren, communiceren, omgaan met stress: op dat soort soft skills trainen we onze consultants. Zo vinden ze bij opdrachtgevers beter hun weg en kunnen ze sneller van betekenis zijn. En werken aan je persoonlijke ontwikkeling is altijd een les voor het leven.” Chiel reageert: “Daar luister ik met veel belangstelling naar. Net als in de financiële processen schuilt er zeker ook verbetering in wat we medewerkers aan training en opleiding bieden. Ook uit de verhalen van Parasto maak ik op dat Fagro dat ontzettend goed doet: daar leren wij weer van. Voor ons wordt persoonlijke ontwikkeling nog belangrijker nu de arbeidsmarkt krap is. We zoeken tenslotte de beste specialisten en er zijn er meer die in dezelfde vijver vissen. Een volgende vraag aan Fagro wordt of iemand ons kan helpen om subsidies te managen. Dat is complexe materie, waar we nu te vaak op een achternamiddag in duiken. Lex, lachend: “Er lopen bij ons tweehonderd mensen rond met tussen de nul en dertig jaar ervaring. Daar moet statistisch gezien iemand tussen zitten die daar thuis in is.”
De lat van kwaliteit
Chiel vervolgt: “Om te blijven doen waar we goed in zijn en te groeien, moeten we een aantal processen in onze bedrijfsvoering aanpakken. Ik ben blij dat we Parasto aan boord hebben om met ons mee te bouwen aan een betere financiële organisatie. Soms schuilt het succes daarvan in de kleinste dingen.” “Dat klopt”, valt Parasto hem bij. “Een voorbeeld: de engineers moeten hier wekelijks hun urenoverzicht invullen, zodat er inzicht is aan welke projecten ze hoeveel tijd besteden. Als niet iedereen die urenstaat inlevert en je importeert alles in SAP, dan ben je veel tijd kwijt aan het later handmatig invoeren van uren. Ik ben hier engineers gewoon gaan vragen waarom ze hun staten niet stuurden en legde ze uit waarom dat belangrijk is. Nu komen de uren van bijna iedereen op tijd, zodat de financiële afdeling meer lucht krijgt.” Chiel: “Zo laat je zien waar je de lat van kwaliteit legt en dat we dingen wat anders aan gaan pakken. In het belang van de hele organisatie.”
Modules als Legoblokjes
“Met slimmere processen is er voor iedereen meer tijd in de technische speeltuin die we zijn”, gaat Chiel verder. “Wij blijven binnen VDL een beetje een vreemde eend in de bijt, maar wel de eend die innovaties brengt waar heel VDL van profiteert. We ontwikkelen onze oplossingen ook in modules, zodat ze als Legoblokjes op verschillende manieren toe te passen zijn. Een batterij of fuel cell die we vrijgeven, is zowel in een stadsbus als in een enorm onbemand containervoertuig te plaatsen. Ook de software ontwikkelen we in uitwisselbare modules. Zo komt groener transport met grote stappen dichterbij.” Parasto: “Dat duurzame aspect vind ik extra interessant, omdat ik in de projectgroep Sustainability van Fagro zit.” Lex: “Dat is een clubje met twee heel ervaren consultants als kartrekker. Die groep kijkt naar de veranderende Europese wetgeving rond Integrated Reporting, waarbij financiële en niet-financiële verantwoording in één rapport komen.” Chiel besluit: “Mooi hoe we allemaal op ons eigen terrein aan de toekomst werken. En mooi om daar samen in op te trekken!”
