Dat Power BI een krachtig middel is om zelfsturing in een organisatie te realiseren, laat DPA Cauberg-Huygen zien. Onder leiding van directeur Louis van Brakel is een traject ingezet om de processen te optimaliseren en de performance van de organisatie te verbeteren. “Wij willen naar een hogere autonomie van onze medewerkers. Daarvoor moeten zij ook over de juiste tools beschikken. Met Power BI hebben we de transparantie binnen de organisatie vergroot, waardoor individuele medewerkers en adviesteams nu sneller eigen beslissingen kunnen nemen en tijdig kunnen bijsturen. Dat levert direct resultaat op!”
In de loop van 2017 heeft DPA Cauberg-Huygen de hulp van Fagro Consultancy ingeroepen om een bijdrage te leveren aan het verbetertraject. Er zijn doelen geformuleerd, gericht op het vereenvoudigen van de administratieve processen, het beschikbaar hebben van managementinformatie en het verlagen van het werkkapitaal, met name onderhanden werk en openstaande debiteuren. De verbetering van het performancemanagement moet bovendien bijdragen aan het versterken van het risicomanagement. Helmut Bemelmans, principal consultant bij Fagro Consultancy, kwam al snel tot de conclusie dat de oplossing niet lag in het implementeren van een compleet nieuw softwarepakket. “Vanaf het begin hebben we ingezet op het optimaliseren van de werkprocessen en een optimaal gebruik van het CRM-systeem Carerix. Samen met de medewerkers hebben we de administratieve discipline aangescherpt door duidelijke afspraken, normen en richtlijnen op te stellen over wat wel en niet is toegestaan. De grootste knelpunten zijn snel en kundig opgelost.”
Louis van Brakel geeft aan dat dit een trendbreuk betekent met het oude denken en handelen. “De effectiviteit en efficiëntie van de organisatie lieten te wensen over. Onze adviseurs zijn vooral gericht op het oplossen van complexe technische vraagstukken. De administratieve taken schieten er dan vaak bij in, waardoor het actuele inzicht ontbreekt. Het vraagt een cultuuromslag om mensen bewust te maken van de mogelijkheden die ze zelf hebben om het inzicht in de projectvoortgang te optimaliseren.” De afspraken, normen en richtlijnen zijn in samenwerking met de directie en medewerkers vertaald in key performance indicatoren. In een interactief proces en vanuit vertrouwen in de eigen mensen. Volgens Louis van Brakel is het de kunst om dat aantal indicatoren te beperken tot het hoogst noodzakelijke. “Maak het niet log. Zorg dat met zo min mogelijk handelingen het systeem gevoed kan worden.”
Management cockpit
Microsoft Power BI is ingezet als nieuwe rapportagetool. Helmut Bemelmans vindt dat vanuit zijn rol als projectmanager een logische keuze: “Je plakt Power BI als het ware aan de bestaande software. Als je de data in een ander systeem op orde hebt, dan kun je via Power BI de data gestructureerd analyseren.” Met de medewerkers van DPA Cauberg-Huygen is vervolgens een ‘management cockpit’ ontwikkeld. Directie en werkvloer worden daarmee voorzien van alle data die ze nodig hebben om projecten te volgen. “De medewerkers en teams zijn zich nu meer bewust van waar ze mee bezig zijn”, aldus Louis van Brakel. “Voorheen werd alles op gevoel gedaan. Als de uren geboekt waren, dan was nog niet gefactureerd. Dat liet soms te lang op zich wachten. Het onderhanden werk en de openstaande debiteuren zijn nu gehalveerd. Op basis van feitelijke informatie is het inzicht verbeterd, waardoor de prestaties zichtbaar verbeteren. En als iets wordt vergeten, dan ontvangen de medewerkers via de cockpit in Power BI een signaal. Power BI is een middel dat helpt om snel en accuraat te handelen.”
Prototypingproces
De snelle ontwikkeling van deze tool binnen Cauberg Huygen is vooral het gevolg van een zorgvuldig prototypingproces. Dat is volgens Helmut Bemelmans de belangrijkste voorwaarde om tijdens het implementatieproces te voorkomen dat onnodig veel tijd en geld wordt geïnvesteerd. “Laat het management eerst verduidelijken wat de strategie van de organisatie is en op basis van welke key performance indicatoren er gestuurd wordt. Je kunt dan de ontwikkeling efficiënt oppakken met de medewerkers. Vooraf is voor iedereen helder wat je verwacht en waar je op koerst.” Op momenten zijn er vanuit Fagro ook specialisten bijgehaald. “Het gaat om het doorgronden van processen. Soms vraagt dat om specifieke kennis van een domein. Je moet in een dergelijk proces oog hebben voor wat nodig is. Daar hebben we met Fagro op kunnen sturen.” Louis van Brakel kijkt tevreden terug. Voor DPA Cauberg-Huygen zorgt de implementatie van Power BI er ook voor dat medewerkers nu zelf volledig verantwoordelijk zijn voor de voortgang van hun projecten. Een van de belangrijke resultaten die Louis van Brakel voor ogen had toen hij aan het verbeterproject begon. “We streven naar een hoge autonomie van onze adviseurs. Ze moeten zich kunnen focussen op zaken die echt nodig zijn. Power BI geeft de adviseurs daar snel en tijdig inzicht in. Zo kunnen ze hun tijd efficiënter inrichten en de opdrachtgever nog meer aandacht geven.” In de ontwikkeling van Power BI worden nu volgende stappen gezet, voor intern en extern gebruik. Zo wordt ook de voortgang van de verkoop in een praktische cockpit vertaald voor de medewerkers en wordt er nagedacht over een benchmarksysteem dat periodiek laat zien wat er buiten gebeurt. “Met de technologie van vandaag is het allemaal veel gemakkelijker geworden!”
Over Cauberg-Huygen
Cauberg-Huygen is een veelzijdig advies- en ingenieursbureau dat oplossingen zoekt voor complexe vraagstukken op het gebied van duurzaam bouwen, akoestiek, bouwfysica, geluid- en trillingsbeheersing, externe veiligheid, brandveiligheid en strategisch vastgoedbeheer. Er zijn vestigingen in Amsterdam, Rotterdam, Zwolle, Eindhoven en Maastricht, en een bouwfysisch laboratorium in Delft. Bij DPA CaubergHuygen werken 120 medewerkers.
Ook starten met Business Intelligence? Neem dan contact met ons op. Download ook het gratis whitepaper Business Intelligence.
Meer weten over FinTech. Bekijk ons Fagro FinTech Center of Expertise.
