Dit jaar nog hoopt Xycarb Ceramics een nieuw bedrijfs- en kantoorpand in Helmond te betrekken. Het is dan ruim drie jaar geleden dat tijdens een grote brand bijna de helft van de bedrijfsruimte verloren is gegaan. Een gebeurtenis die nog steeds in het geheugen van iedereen gegrift staat. Er is toen snel een tijdelijke locatie elders in Helmond gevonden, maar die situatie is verre van ideaal. Volgens cfo Klaus Rinn, die in augustus 2017 Rinie Verspaget is opgevolgd, kijkt iedereen uit naar de nieuwe situatie. Senior consultant Jeroen van den Oever van Fagro kwam in een leerzaam avontuur terecht.
De knop om
Nietsvermoedend begon Jeroen van den Oever in het voorjaar van 2015 als businesscontroller bij Xycarb Ceramics in Helmond. Voormalig cfo Rinie Verspaget van Xycarb weet het nog goed. “We hadden Fagro benaderd voor een aantal goede kandidaten voor deze verantwoordelijke functie. De focus in het werk lag op het optimaliseren van de accounting- en businessprocessen voor alle landen waar we werkzaam zijn.” Slechts twee maanden heeft Jeroen van den Oever zich over deze opdracht kunnen ontfermen. Het noodlot sloeg toe. Rinie Verspaget: “Een grote brand legde meer dan 45% van onze bedrijfsruimten plat. Machines, gereedschap en een groot deel van ons bedrijfspand gingen in vlammen op. Een dramatische dag. Je moet dan heel snel schakelen, de organisatie daarop inrichten. We wilden de zaak weer zo snel mogelijk aan het draaien hebben.” Het lukte Xycarb Ceramics om in drie maanden de logistiek weer op orde te krijgen. Een nieuwe tijdelijke locatie werd gevonden. Er was een halfjaar de tijd om de productie weer op orde te krijgen.
Kloof dichten
In overleg met businessmanager Peter Krebbekx van Fagro werd Jeroen van den Oever van de ene op de andere dag benoemd tot projectmanager om de schade te bepalen. Peter Krebbekx: “Jeroen moest de miljoenenschade inventariseren, om zo – goed onderbouwd – de onderhandelingen met de verzekering kracht bij te zetten.
Daartoe was het zaak zo snel mogelijk een beeld te krijgen van zowel de materiële schade als bedrijfsschade.” Dat viel volgens Jeroen van den Oever niet mee. “Je vindt veel terug in de administratie, maar niet alles. Het is echt een zoekplaatje om alles exact te weten te komen. Materieel kom je daar naar alle redelijkheid uit, maar het vaststellen van de bedrijfsschade is een stuk complexer! De verzekeraar kijkt met name naar het verleden, wij kijken vooral naar de bedrijfsplanning, de verwachtingen. Daartussen zit een kloof!”
De fabriek in
Voor het vaststellen van de materiële schade is Jeroen van den Oever zelf in de fabriek poolshoogte gaan nemen. “Je spreekt dan met mensen die werken met de apparatuur en het gereedschap. Je merkt dat het ook voor hen moeilijk is om alles terug te halen. Zij zijn er ook niet zo mee bezig, het heeft geen prioriteit. Ze willen door met de productie en niet meer terugkijken. Ik heb moeten volharden. Met name het zicht op de kleinere apparatuur, die vaak niet is geactiveerd, wordt in de tijd diffuser. Het is dan heel moeilijk om terug te halen, wat waar gestaan heeft. Ook ligt niet alles per afdeling vast. Apparatuur wordt nogal eens verschoven. Ik ben heel wat keren op en neer geweest met lijstjes, maar op een gegeven moment moet je er een punt achter zetten.”
Vooruitkijken
Jeroen van den Oever heeft bij het vaststellen van de bedrijfsschade vooral opgetrokken met ceo Peter Spit. Vooral het vaststellen van de jaaromzet kostte hoofdbrekens. “Xycarb zit in een conjunctuurgevoelige markt. Om dan te bepalen wat je omzet zou zijn geweest als de brand zich niet had voorgedaan, dat vraagt zorgvuldigheid. We hebben vanuit verschillende scenario’s tegen de zaak aangekeken. Vanuit dat perspectief komt er dan een bedrag uit. Het vraagt veel data-analyse en onderbouwing van je gekozen uitgangspunten. Communicatie is daarbij erg belangrijk. Het moet voor alle betrokken partijen acceptabel zijn.”
Tevredenheid
De huidige cfo Klaus Rinn is blij dat nu de focus weer op business control ligt. “We kunnen met tevredenheid terugkijken op de goede samenwerking. Jeroen is, ondanks het vele werk na de brand, een rol blijven spelen bij de forecast. Ook in de verdergaande automatisering heeft hij een belangrijke bijdrage geleverd. Het was een geluk bij een ongeluk dat we Jeroen net in ons midden hadden.” Eind januari heeft hij de werkzaamheden voor Xycarb afgerond. Hij heeft inmiddels zijn opvolger ingewerkt en zijn taken kunnen overdragen. Een belangrijke tip heeft Klaus Rinn nog voor bedrijven die met een dergelijke calamiteit te maken krijgen: “Probeer niet alles zelf te doen. Huur deskundige mensen in die je ondersteunen bij het opstellen van de claim.”
Tips
- Betrek zoveel mogelijk mensen bij de inventarisatie en ga de organisatie in, mensen op de werkvloer weten wat er was;
- Zorg dat je alle data op orde hebt:
- leg de inventaris vast met typenummer en in aantallen, zorg voor traceerbare kengetallen;
- maak regelmatig foto’s van het hele bedrijf en de bedrijfsinventarisatie, zodat je precies weet wat waar staat;
- leg vaste activa per afdeling vast in de administratie en onderhoud dit ook periodiek;
- onderhoud de inventarisatie periodiek, bij voorkeur minimaal eens per twee jaar
Over Xycarb Ceramics
Xycarb Ceramics ontwikkelt en produceert geavanceerde technische keramische onderdelen en componenten voor de productie van chips en LED’s. Het hightechbedrijf is al meer dan 35 jaar toonaangevend in de markt. Xycarb heeft productievestigingen in Nederland (Helmond) en Amerika (Austin). Er zijn verkoopkantoren over de gehele wereld, onder andere in Taiwan, Singapore, Korea en China. Het hoofdkantoor is gevestigd in Helmond. Bij Xycarb Ceramics werken wereldwijd 320 medewerkers.
Xycarb Ceramics maakt onderdeel uit van de Schunk Groep uit Duitsland.
