V.l.n.r. Achiel Drummen, Rik Heijnen, Sjors Beckers en Nica Ortu.
Fagro helpt gemeente Beek met financiële intake van Oekraïense vluchtelingen
Stel: je werkt pas een paar weken bij een nieuwe organisatie en plots zet een wereldwijde crisis alles op zijn kop. Het overkwam Sjors Beckers, die als consultant van Fagro afgelopen voorjaar aan een opdracht begon voor Team Financiën van de Zuid-Limburgse gemeente Beek. Maar na korte tijd kreeg hij plotseling de taak om de financiële intake van vluchtelingen uit Oekraïne in goede banen te leiden. Een gesprek met Sjors en de gemeente Beek over de impact van deze uitdaging: “Je komt van alles tegen waar je van tevoren niet aan denkt.”
De gemeente Beek vangt vluchtelingen op in het voormalige gebouw van KPN, op bedrijventerrein Aviation Valley, naast Maastricht Aachen Airport. Uiteindelijk zullen 525 mensen uit Oekraïne onderdak vinden in het bedrijfspand. Het gebouw wordt momenteel omgeturnd in een accommodatie waar de door oorlog ontheemde Oekraïners kunnen verblijven. Geen eenvoudige klus. Ga maar na: 525 vluchtelingen betekent 525 keer verblijfspapieren regelen, 525 keer leefgeld aanvragen en uitkeren en, vooral, 525 verschillende levensverhalen, vaak met een schrijnend karakter. “Die mensen die ik spreek, hebben enorm veel meegemaakt”, vertelt Sjors.
Voor de gemeente Beek is de opvang van de vluchtelingen nóg een uitdaging bovenop het reguliere werk, dat vaak al een behoorlijke wissel trekt op de relatief kleine organisatie. Al voordat de oorlog in Oekraïne uitbrak, had de gemeente – net als veel andere organisaties in Nederland – behoefte aan extra capaciteit. Bij het Team Financiën was dat niet anders.
“Je komt een heleboel dingen tegen waar je van tevoren niet aan denkt”
Nica Ortu, business manager van Fagro, hielp Beek met het vinden van een oplossing. “We kennen elkaar goed, omdat we al vaker met elkaar samengewerkt hebben. Dus toen de gemeente met hun vraag bij mij terecht kwam, hebben we snel geschakeld en is Sjors via Fagro aan boord gekomen van de gemeente Beek.”
“We hebben te maken met een tijdelijke onderbezetting”, legt Achiel Drummen, afdelingshoofd Bestuurs- en Managementondersteuning, uit. “Onze senior medewerkers moeten daarom soms taken ‘erbij’ doen, die soms beter door anderen gedaan kunnen worden. Zodat zij zich meer op hun primaire taken kunnen focussen. Sjors heeft op het gebied van de Planning & Control-cyclus, met name de Interne Controle, heel veel werk uit handen kunnen nemen.”
Vanaf ‘nul’ opgezet
Een dag bij Team Financiën is immers nooit hetzelfde als de vorige, benadrukt Rik Heijnen, Senior Beleidsmedewerker Financiën: “We hebben de P&C-cyclus, maar we zijn ook bezig met projecten en met advisering. Vrijwel ieder dossier heeft met financiën te maken en komt dus al gauw bij ons team te liggen. We zijn een klein team, met slechts vier medewerkers, dus dan is het al snel druk. Ook al is ons werk leuk, afwisselend en uitdagend, het is fijn als je dan met extra krachten kunt werken.”
En alsof de druk al niet hoog genoeg was, kwam daar plotseling de taak erbij om de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne te regelen. Die opgave heeft enorme impact op de gemeentelijke organisatie. Niet alleen op Financiën, maar op alle afdelingen. “Het is een crisis. Alles moet vanaf ‘nul’ worden opgezet. En je komt een heleboel dingen tegen waar je van tevoren niet aan denkt”, legt Rik uit.
“Gelukkig komt daar de flexibiliteit van Fagro goed van pas”
Niet gek te krijgen
De administratie rondom de opvang was een van de dingen die van de grond af opgebouwd moest worden. De financiële intake van de vluchtelingen, na aankomst in Beek, is daarbij enorm belangrijk. Team Financiën is hier verantwoordelijk voor. Maar wie moest deze klus gaan doen? De keuze viel al snel op Sjors. Want in de korte tijd dat de Fagro-consultant in Beek werkte, was al één ding duidelijk geworden: Sjors, die krijg je niet zo snel gek. “Bovendien is Sjors iemand die erg goed kan luisteren, heel secuur is, die zich goed kan inleven in mensen, maar die zich niet alles persoonlijk aantrekt”, vindt Rik.
Sjors is iedere werkdag van 15.00 uur tot 16.00 uur op de locatie in Maastricht Aachen Airport waar de Oekraïners zich melden: “Daar kijk ik welke identificatiepapieren ze hebben, zodat we hen kunnen registreren in het BAG-register. Want dat is in Nederland essentieel om bijvoorbeeld een bankrekening te kunnen openen. En met een bankrekening kunnen mensen dan weer leefgeld krijgen van de gemeente.”
“Het is mooi als je echt iets kunt betekenen”
Iedere keer weer anders
De eerste opvang van de vluchtelingen is echter geen ‘lopendebandwerk’. “Zeker niet”, benadrukt Sjors. “Sommige vluchtelingen hebben wel een identificatiebewijs, maar dan wel een exemplaar dat alleen in de Oekraïne geldig is. Dus moeten we die mensen weer in contact brengen met de ambassade, zodat ze straks over de juiste papieren kunnen beschikken. Weer anderen hebben een heftige reis achter de rug en moeten hun verhaal kwijt. En zo stelt iedere vluchteling ons weer voor andere uitdagingen. Gelukkig krijg ik, naast de collega’s van de gemeente, veel support van onze tolk Svetlana, die naast tolk ook echt een ‘linking pin’ is. Zij zorgt met haar hulp er eveneens voor dat alle mensen goed terecht komen.”
Sjors is trots op het werk dat hij doet: “Ik vind het fijn als ik mensen echt kan helpen. In Rotterdam heb ik eerder een opdracht gedaan waarbij ik zelfstandig ondernemers adviseerde bij het aanvragen van een Tozo-uitkering. Het is heel mooi als je echt iets kunt betekenen. Bovendien vind ik het een uitdagende combinatie met mijn reguliere raken.”
Over die reguliere werkzaamheden gesproken: door de uitdagingen rondom de huisvesting van de Oekraïense vluchtelingen, blijft het ‘gewone’ werk vaak nog liggen. Straks, als het KPN-gebouw vol is met 525 vluchtelingen, dan liggen er nog een heleboel taken te wachten waar Team Financiën tijdelijk niet aan toe is gekomen. Gelukkig komt daar de flexibiliteit van Fagro goed van pas, aldus Sjors. Collega Rik van de gemeente Beek: “Dan kunnen we weer een beroep doen op Sjors om dit achterstallige werk op te pakken. Daar zijn wij heel blij mee.”
