Nadat Helly Hansen het senior management had vernieuwd, ging het hard met de groei van het distributiecentrum van deze multinational in Born. De gewijzigde bedrijfsstrategie, waarbij de focus op nieuwe productmarktcombinaties kwam te liggen, wierp haar vruchten af. En ook nu zit de groei er goed in. Een verdere professionalisering van de afdelingen Finance en Customs bleek noodzakelijk. Nancy Donga, Supply Chain Controller bij Helly Hansen, windt er geen doekjes om: “Bij specialistisch en complex werk moet je weten waar je mee bezig bent.”
Kennis
Met name in de afdeling Customs, het specialistische douanewerk, was kennis van buiten nodig om de processen naar een hoger niveau te tillen. Remco Cornelissen van Fagro raakte als projectmanager betrokken bij dit project. Hij is al ruim drie jaar verantwoordelijk voor de customs compliance: “Het douanewerk, dat met name declaranten uitvoeren, luistert nauw. Je moet werken volgens vaste regels. De bestaande infrastructuur maakte het vrijwel onmogelijk voor het team om het werk anders te gaan doen. De drukte slokte de werknemers helemaal op. Neem daarbij de steeds veranderende regelgeving.” Nancy Donga had dit snel in de gaten. “Het was noodzakelijk te investeren in kennis en systemen. De processen waren niet goed beschreven en niet geoptimaliseerd, die moesten we eerst in kaart krijgen. De externe hulp was meer dan welkom.”
Aan de slag
Remco Cornelissen ging aan de slag: “Ik heb me vrij snel kunnen inwerken en heb me daarbij verdiept in de materie. Je moet weten waar een compliant douane administratie aan moet voldoen. Allereerst zorgden we ervoor dat de maandelijkse douaneaangifte voldeed aan de regels. We hebben de medewerkers meer eigen gemaakt met de processen. Zo ontstond er meer inzicht en controles werden vaker en regelmatiger uitgevoerd.” Het proces vergde veel van de mensen. Volgens Nancy Donga ging het er om dat de medewerkers zich verantwoordelijk gingen voelen voor hun taken: “Ownership leidt tot persoonlijke ontwikkeling. Dat was al een enorme cultuuromslag. We hebben grote stappen gezet. Ik durf wel te zeggen dat we, met de kennis en kunde die nu in het bedrijf zit, voorop lopen. Maar we zijn er nog niet. We hebben de lat nog hoger liggen. Het team is er klaar voor.”
Extra handjes
De douanewerkzaamheden vroegen veel aandacht. Daardoor kwamen de financiële activiteiten in het gedrang. “Ook daar hadden we structurele hulp nodig. We dachten dat zelf te kunnen invullen en hebben een vacature uitgezet, maar we konden op de arbeidsmarkt de juist gekwalificeerde medewerker niet snel genoeg vinden. Daarom hebben we ook hier Fagro ingeschakeld.” Vanuit Fagro nam Kevin Beek de functie in van Junior General Ledger Accountant. In die functie voert hij de gehele administratie voor vier bedrijfsentiteiten van Helly Hansen. Kevin Beek: “Het is veel werk en je hebt er meer dan een dagtaak aan. Je moet daarin op een sympathieke wijze echt je eigen weg vinden.Dat is een mooie uitdaging. En je moet kritisch blijven op het proces en de inhoud. Dit vraagt lef. Om de cijfers accurater te laten zijn, breng ik continu verbetervoorstellen in. Daar haal ik veel voldoening uit.”
Gespannen arbeidsmarkt
Nancy Donga en business manager Jos Meershoek van Fagro zijn het er over eens dat de arbeidsmarkt niet goed aansluit op de vraag van het bedrijfsleven. Zeker als het gaat over de specialistische werkzaamheden op het gebied van customs compliance, het douanewerk. Ook in het werk zelf moet voldoende perspectief zitten. Nancy Donga: “We blijven er als Helly Hansen aan werken om de global carrièreplanning van medewerkers te verbeteren. We willen een aantrekkelijke werkgever zijn. We hebben de afgelopen jaren een stevige basis gelegd om dit waar te kunnen maken.” Om de juiste mensen op de juiste plaats te krijgen heeft Nancy Donga zich niet voor niets tot Fagro gewend. Volgens Jos Meershoek helpt Fagro met de gedegen kwaliteit van haar financials haar relaties juist in dit soort arbeidsmarktvraagstukken verder: “Onze mensen krijgen een belangrijke rol bij een opdrachtgever, zoals Helly Hansen. Ze moeten aan de verwachtingen kunnen voldoen, de opdrachtgever verder helpen. Om dit te realiseren willen we koploper blijven in het aantrekken en doorontwikkelen van young potentials in Finance. Alleen dan creëren we fans voor ons mooie werk.”
Nieuwe uitdaging
Voor Nancy Donga ligt er nu de opgave om de beide functies structureel met eigen mensen te gaan invullen: “Het is heel lastig, maar ook deze uitdaging pakken we met vertrouwen op!”
Over Helly Hansen Group
Helly Hansen Group is opgericht in 1877. Het hoofdkantoor staat in Oslo (Noorwegen).
Helly Hansen ontwerpt, produceert en verkoopt kleding, schoeisel en accessoires.
Het merk staat voor een hoge kwaliteit. De producten worden wereldwijd verkocht.
Helly Hansen Distributie BV in Born opereert als Europees distributiecentrum voor de hele groep. Vanuit Born vindt distributie plaats in en buiten de Europese Unie (EU).
Het Europees distributiecentrum draagt ook zorg voor de import van producten in de EU en de export buiten de EU. De hoofdtaak van het distributiecentrum in Born is het voorraadbeheer. Opslag van gereed product, orderpicking, verpakken, verzenden en de financiële dienstverlening maken onderdeel uit van de werkzaamheden op deze locatie.
