De transitie naar schone energie is een grote ambitie. Ennatuurlijk timmert aan die weg door aanbieders en gebruikers van duurzame warmte en koude letterlijk aan elkaar te koppelen. Zo’n anderhalf miljoen woningen moeten geschikt gemaakt worden voor collectieve energie-oplossingen. Om daarvan een groot deel te realiseren, moet Ennatuurlijk haar capaciteit fors uitbreiden. Dat kan deels door te winnen in tijd en efficiëntie. Daarom maakte Ennatuurlijk via Fagro kennis met RPA in vijf slimme stappen.
Flinke slagen door automatiseren
“Onze ambities bereiken lukt niet als we op dezelfde voet blijven werken”, vertelt Bas Klerkx, Manager Datacollectie, Assetrapportage & Facturatie bij Ennatuurlijk. “Het Europese doel van een klimaatneutrale energievoorziening in 2050 stuwt ons als geïntegreerde netwerkbeheerder en energieleverancier voort om flinke slagen te maken. Die willen we ook maken door te automatiseren: door robots administratieve taken te laten overnemen, zodat onze mensen zich nog nuttiger kunnen maken.”
Tijdrovend, foutgevoelig en niet leuk
“We hadden een proces dat zich perfect leende voor een kennismaking met RPA ”, legt Bas uit. “Helemaal in het begin van onze keten plaatsen monteurs van verschillende installatiebedrijven meters in woningen en sturen de gegevens daarvan aan ons door. Opgeteld waren onze medewerkers er tien uur per week mee bezig om die lijsten handmatig in ons systeem te zetten. Dat was dus tijdrovend, het was foutgevoelig en voor mijn collega’s geen leuke klus. Tegelijkertijd is deze stap cruciaal: pas als een klant en zijn aansluiting goed in het systeem staan, kunnen we met die klant communiceren, het verbruik nauwkeurig meten en correct factureren. Elke fout die bij de registratie wordt gemaakt, kan grote gevolgen hebben in de rest van het proces. We hebben Fagro daarom uitgedaagd om deze stap te automatiseren.”
“Met een Proof of Value-aanpak kunnen we in korte tijd de toegevoegde waarde van RPA laten zien.”
STAP 1: INTAKE
“Ons stappenplan begint met een intake, waarbij we de klantvraag en het gewenste resultaat goed bespreken,” vertelt Peter Heesakkers, die als consultant en kartrekker van het FinTech Center of Expertise van Fagro bij Ennatuurlijk aan de slag ging. “We ontdekten bij Ennatuurlijk dat hun vraag zich mooi leende voor een Proof of Value-aanpak. Daarmee kunnen we in korte tijd in de praktijk de kracht en toegevoegde waarde van RPA laten zien. Dankzij een partnership met software-aanbieder UiPath kan dat op een laagdrempelige manier. We kunnen de software dan via een proeflicentie inzetten. En door na een intake te starten met een uitvoerige procesanalyse identificeren we eventuele vertragingen of hobbels in een vroeg stadium. Zo voorkomen we verrassingen achteraf.”
STAP 2: PROCESANALYSE
“Want om RPA succesvol in te zetten, moet je eerst goed in de vingers krijgen hoe het proces er in detail uitziet,” legt Peter uit. “Bij zo’n procesanalyse breng ik alle muisbewegingen, kliks en toetsaanslagen in kaart en kijk ik hoe de programma’s daarop reageren en met welke uitzonderingen we rekening moeten houden. Een robot voert de taken razendsnel uit, terwijl er in een applicatie wel eens wat vertraging kan zitten na bijvoorbeeld het invullen van bepaalde velden of het oproepen van een drop down-menu.”
“Tijdens het ontwikkelproces wegen we verschillende opties af om de robot op de meest efficiënte manier het proces te laten doorlopen.”
STAP 3: ONTWIKKELPROCES IN TEST- EN PRODUCTIE-OMGEVING
“Bij het ontwikkelen moet je er rekening mee houden dat de robot moet wachten op bepaalde triggers. Bijvoorbeeld door bepaalde pop-ups te herkennen of door zelf een kleine vertraging in te bouwen. Welke oplossing het beste werkt, is afhankelijk van de gebruikte applicaties. Tijdens het ontwikkelproces testen we niet alleen alle stappen uitvoerig, maar wegen we ook verschillende opties af om de robot op de meest efficiënte manier het proces te laten doorlopen. Als in de testomgeving alles werkt, bekijken we hoe de robot het doet in de daadwerkelijke productie-omgeving.”
STAP 4: IMPLEMENTATIE
“Bij Ennatuurlijk lukte het me om in tien dagen deze RPA-toepassing werkend op te leveren,” vertelt Peter trots. Bas Klerkx: “De RPA-toepassing die Peter heeft ontwikkeld draait nu een paar maanden. En met succes. We winnen er tien uur per week mee en de foutmarge is met factor drie gedaald. We hebben gekozen voor een attended inzet: medewerkers starten het RPA-proces dus zelf op een aparte laptop. De ambitie is om meer processen te automatiseren en stappen later mogelijk over op unattended, waarbij verschillende RPA-processen automatisch op onze servers draaien.”
“De tijd die medewerkers terugkrijgen, besteden ze aan het nadenken over meer structurele oplossingen.”
STAP 5: EVALUATIE
“Tijdens de evaluatie ontdekten we dat ook bij onze klantenservice en bij crediteurenadministratie veel meer handelingen prima door robots uit te voeren zijn,” vervolgt Bas. “Met een e-learning en delen van de eerste RPA-toepassing heeft een van onze medewerkers zelf al een facturatieproces kunnen automatiseren. De tijd die medewerkers terugkrijgen, besteden ze aan het nadenken over meer structurele oplossingen. Het zou bijvoorbeeld mooi zijn als monteurs straks een barcode scannen, waarbij gegevens van een nieuwe aansluiting direct in ons systeem komen.”
Hun hoofd en handen weer vrij
“Zo’n Proof of Value-aanpak is voor organisaties een goede kennismaking met de winst die RPA kan brengen”, voegt Lex van Langen, Business Manager bij Fagro, toe. “Winst in tijd, in efficiëntie en in het terugdringen van foutmarges. RPA betekent niet in de laatste plaats ook winst voor medewerkers. Automatisering maakt ze niet werkloos, maar neemt ze minder leuk werk uit handen, zodat ze hun hoofd en handen weer vrij hebben voor waar ze plezier in scheppen en waar ze goed in zijn. Eigenlijk precies zoals we bij Fagro onze consultants matchen met opdrachtgevers: we kijken waar en hoe onze consultants het meest tot hun recht komen en met plezier het beste uit zichzelf kunnen halen op zoek naar tastbaar resultaat. Dat is voor onze consultants steeds meer op het snijvlak van finance en IT. Onze toekomst ligt voor een groot deel in fintech.”
“Process mining, RPA en BI tools zijn gebieden die heel mooi in elkaar grijpen.”
Center of Expertise
“We zien bij klanten een steeds grotere ambitie om als afdeling meer waarde toe te voegen binnen de organisatie of zich meer te profileren als echte business partner. Technologische ontwikkelingen kunnen dat in toenemende mate ondersteunen,” meent Lex. “Om die reden hebben we sinds eind vorig jaar een FinTech Center of Expertise”, vult Peter aan. “Daar draait het om process mining, RPA en BI tools. Die drie gebieden grijpen heel mooi in elkaar: we helpen organisaties ontdekken waar onlogische stappen in hun proces zitten, bekijken of automatisering een oplossing is en laten zien hoe je met behulp van BI tools procesdata, interne data én externe data gebruikt voor rapportages die weer nieuwe inzichten geven.”
Kennissessies, workshops, trainingen en quickscans
Lex: “Met deze technologieën kunnen organisaties en afdelingen daadwerkelijk waarde toevoegen. We elimineren handmatige, repetitieve en vaak weinig waarde toevoegende activiteiten en verkleinen foutmarges. Vanuit ons Center of Expertise ondersteunen wij onze Business Managers, Consultants en klanten. En we ontwikkelen en borgen er onze kennis. Die kennis delen we met klanten in bijvoorbeeld kennissessies, workshops, trainingen en quickscans. Net zoals bij Ennatuurlijk kijken we bij Fagro het liefst zo ver mogelijk de toekomst in. Want ook dan willen we waarde blijven toevoegen. Vandaar dat we fintech-oplossingen naar ons toe trekken met opleidingen en expertises waar onze consultants en onze opdrachtgevers wat mee kunnen. Als onze klanten met morgen bezig zijn, moeten wij naar overmorgen kijken.”
Meer informatie over FinTech bij Fagro kijk dan hier. Contact met ons opnemen? Dat kan telefonisch via 040 368 2430, info@fagro.nl of via het contactformulier op deze pagina.
Meer weten over FinTech. Bekijk ons Fagro FinTech Center of Expertise.
