V.l.n.r. Jan-Hein van Daelen, Charelle Verfuurden, Yuri Bauman, Martijn Lommen en Gerard Zijlstra
Hofleverancier van FAM’ers
“Zeker nu we met verandertrajecten bezig zijn, hebben we extra capaciteit nodig ”, begint Gerard. “Gemiddeld is het aandeel ingehuurde krachten zo’n 15%. Dat heeft natuurlijk gevolgen voor de dynamiek van je afdeling. Tot ongeveer twee jaar geleden vonden we externe professionals altijd via via. Met als gevolg dat er hier uiteindelijk mensen van meer dan twaalf bureaus rondliepen. Dat was niet efficiënt en de doorlooptijd was te lang. Daarom hebben we destijds een aanbesteding voor onze inhuur uitgeschreven.”
“Eilandjes zijn er niet. Dat is echt opvallend aan de organisatiecultuur hier.”
Van vrijdag op maandag
“Aan die aanbesteding namen we graag deel”, zegt Jan-Hein. “Wat de gemeente zocht, sloot goed aan op wat wij kunnen bieden: de juiste kandidaten voor de gevraagde functieprofielen en vooral een maximale doorlooptijd van een week. We konden ook laten zien dat we ervaring hebben met het invullen van soortgelijke functies binnen andere gemeenten.”
Gerard vult aan: “We werken nu met Fagro en twee andere bureaus. We zijn heel blij met de kwaliteit van de kandidaten en met de doorlooptijd. Laatst zette ik op vrijdag de vraag om een nieuwe kracht uit bij de drie bureaus en maandag had ik hier iemand zitten. Superefficiënt dus! Als winnaar van een kleine vervolgaanbesteding heeft Fagro ook een aantal zzp’ers en professionals van andere bureaus overgenomen, die hier nog rondliepen. Dat was voor ons een heel prettige oplossing.”
Bereidwilligheid en begrip
“Bij de gemeente Apeldoorn bleek vooral behoefte aan Financieel Administratief Medewerkers: kortweg FAM’ers”, vertelt Jan-Hein. “Drie van onze consultants vullen op dit moment die functie in: Yuri Bauman, Charelle Verfuurden en Martijn Lommen. Ze voelen zich alle drie goed thuis in het stadhuis.”
Yuri beaamt: “Vanaf mijn eerste dag is het hier een warm bad met fijne collega’s die allemaal voor je klaarstaan. Ook buiten de afdeling: eilandjes zijn er eigenlijk niet. Dat is echt opvallend aan de organisatiecultuur van de gemeente Apeldoorn. Die cultuur maakt het werken hier heel prettig. En ook praktisch, zeker nu we volop bezig zijn met de implementatie van een procurement-module. Om dat te laten slagen, moet iedereen er de schouders onder zetten en dat gebeurt ook. Als ik aanklop bij een andere afdeling voor hulp of informatie, dan kom ik alleen maar bereidwilligheid en begrip tegen.”
Nu alle hens aan dek
“Bij dit procurement-traject is het nu inderdaad alle hens aan dek”, bevestigt Gerard. “We moeten juist in dit proces zorgen dat de afdeling voldoende bezet is. Als straks ons hele inkoopproces gestroomlijnd is, levert dat ons enorme tijdwinst op. Maar op dit moment loopt zo’n 80% nog niet via het nieuwe procurement-paadje. Dat betekent dus veel extra werk waar we extra handen voor nodig hebben.”
Charelle legt uit waar dat werk bijvoorbeeld in schuilt: “Ik ben voornamelijk bezig met het registreren van alle contracten. Heel veel daarvan voldoen nog niet aan de eisen van ons nieuwe systeem. De reden kan zo eenvoudig zijn dat een adres ontbreekt of de handtekening van zowel de leverancier als de gemeente. Zolang dat zo is, kunnen we binnen die contracten geen verplichtingen aangaan of betalingen doen. Het is mijn taak om die contracten kloppend te krijgen met de hulp van andere afdelingen en leveranciers.”
“We vragen ons altijd af: wie wordt hier het meest gelukkig van?”
Match tussen werk en medewerker
“Naast het registreren van kloppende contracten moeten we bijblijven met het lopende werk, zoals het inboeken van facturen,” vervolgt Gerard. “Daarom ben ik heel blij met de hulp van Martijn.” Die zegt: “Het wegwerken van facturen is precies het overzichtelijke werk waar ik op dit moment behoefte aan had, omdat mijn vorige klus nogal ad hoc was. En ik zit hier ook tussen ontzettend leuke collega’s, die mij de eerste week het gevoel gaven dat ik hier al jaren werk. Ik check de gegevens van elke factuur en codeer de facturen, zodat ze na goedkeuring van de budgethouder betaald kunnen worden. Daar heb ik echt plezier in.”
Gerard: “We hebben hier heel verschillende werkzaamheden en kijken steeds heel goed wie bij dat werk past. We vragen ons altijd af: wie wordt hier het meest gelukkig van? Omdat ons werkt niet statisch is, dwingen we onszelf naar de match tussen werk en medewerker te blíjven kijken. Ook met Fagro zitten we elk half jaar om tafel.”
Mes snijdt aan drie kanten
Jan-Hein onderstreept het belang van de match tussen werk en medewerker: “Zeker nu we een vaste partner van de gemeente Apeldoorn zijn, kan ik nog meer maatwerk leveren. Ik ken de situatie in het stadhuis beter uit onze halfjaarlijkse evaluaties en de feedback van onze consultants. Met die extra informatie kan ik toekomstige kandidaten nog beter selecteren. Dat is een voordeel voor de gemeente, voor de consultant en voor ons. Het mes snijdt aan drie kanten. Wat daarnaast opvalt bij de gemeente Apeldoorn, is dat ze veel aandacht besteden aan de ontwikkeling van hun medewerkers. Ongeacht of het vaste of ingehuurde krachten zijn. Dat spreekt me enorm aan.” Gerard: “Fagro weet dat er hier een cultuur heerst waarbij alles bespreekbaar is: als je wat vindt, leg het op tafel! Alleen op die manier weet je wat medewerkers willen en kun je ze helpen bij hun ontwikkeling.”
“Tijdiger beslissen en tijdiger bijsturen: precies waar je als controller blij van wordt.”
Proeven van een andere functie
“Zo gaf Charelle aan dat ze graag meer ervaring wilde opdoen met coördinerende werkzaamheden”, herinnert Jan-Hein zich. Charelle: “Dat klopt en daar kreeg ik bij de gemeente ook meteen de kans voor toen er een collega uitviel. In het verzamelen van gegevens over passiva en activa heb ik een eindverantwoordelijke rol en ik mag vergaderingen inplannen en leiden. Voor mij een hele fijne manier om te proeven van een andere functie. Voorlopig zit ik hier echt goed op mijn plek. Zeker nu we elke dag de positieve resultaten van ons verandertraject zien.”
Gerard voegt toe: “Echt ontzettend rustig en voorspelbaar wordt ons werk nooit. We zitten tenslotte ook in een politieke omgeving. Maar met de gezamenlijke inspanning van onze vaste ambtenaren en de goede hulp van buiten komt er snel meer voorspelbaarheid, zodat we tijdiger kunnen beslissen en tijdiger kunnen bijsturen: precies waar je als controller blij van wordt.”
